Вътрешни правила

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ОТНОСНО ПУБЛИКУВАНЕТО НА ИНФОРМАЦИОННИ МАСИВИ И РЕСУРСИ В ПОРТАЛА ЗА ОТВОРЕНИ В ОТВОРЕН ФОРМАТ В ОБЩИНА МОМЧИЛГРАД

Раздел I

Общи положения

 

Чл.1. (1) Общината поетапно публикува на Портала за отворени данни информационните масиви и ресурси, които поддържа, достъпът до които е свободен, в отворен машинночетим формат, позволяващ повторно използване, заедно със съответните метаданни.

(2) Публикуването се осъществява въз основа на ежегодно приемания с решение на Министерски съвет списък с набори от данни по приоритетни области, които да се публикуват в отворен формат на Портала за отворени данни.

(3) Извън случаите по ал. 1 общината предоставя на заявители за повторно използване информация във формат и на език, на който тя е събрана, съответно - създадена, или в друг формат съгласно Вътрешните правила за достъп до обществена информация.

Чл.2. (1) Общината публикува съответните набори от данни в указаните срокове и съгласно настъпилите допълнения и промени в утвърждаваните през годините от МС Списъци с набори от данни по приоритетни области, които да се публикуват в отворен формат на Портала за отворени данни.

(2) "Отворен формат" е електронен формат за данни, който не налага употребата на специфична платформа или специфичен софтуер за повторната употреба на съдържанието и е предоставен на обществеността без ограничения, които биха възпрепятствали повторното използване на информация.

(3) „Портал за отворени данни“ е единната, централна, публична уеб базирана информационна система, която осигурява публикуването и управлението на информация за повторно използване в oтворен, машинночетим формат заедно със съответните метаданни. Порталът е изграден по начин, който позволява цялостното

извличане на публикуваната информация или части от нея.

Чл.3. Поетапното публикуване в интернет в отворен формат на информационните масиви и ресурси, които Общината поддържа, достъпът до които е свободен се

планира ежегодно.

Чл.4. Данните се качват в opendata.government.bg. За целта Общината разполага с:

1. регистриран акаунт в сайта;

2. създадена своя организация чрез акаунта;

3. потребителско име и парола;

4. лице за контакт;

5. изображение.

Чл.5. (1) Общината публикува и актуализира данните от информацията за повторно използване при възможно най-висока степен на обособеност, гарантираща тяхната пълнота и съгласно правилата на Наредбата за стандартните условия за повторно използване на информация от обществения сектор и за нейното публикуване в отворен формат (НСУПИИОСНПОФ).

(2) Данните се публикуват от Общината във вида, в който са създадени. Когато данните са били променяни или анализирани, тези обстоятелства се посочват в метаданните към тях.

(3) Когато е възможно, данните са достъпни като обобщени записи на данни (масиви от данни), както и чрез приложно-програмни интерфейси (API), за да се улесни автоматичната им обработка.

(4) Данните се създават и поддържат в електронен формат за данни, който е структуриран по начин, позволяващ лесно идентифициране, разпознаване, извличане на специфични данни и/или свързване с други данни чрез програмни приложения. Общината създава, поддържа и предоставя за повторно използване съответни метаданни или посочва референция (URL) към схема, съдържаща метаданни, описващи структурата и предназначението на данни, включени в обхвата на информацията.

Чл.6. При разработка на нови или надграждане на функционалността на съществуващи информационни системи или регистри, общината предвижда разработка и внедряване на онлайн интерфейс за свободен публичен достъп до документите, информацията и данните, създадени в резултат от дейността й, в отворен машинночетим формат.

Чл.7. (1) Кметът определя длъжностни лица - администратори на профили, които попълват данните за съответната община и публикуват информацията по Чл. 1.

(2) Контролът върху дейността на служителите, определени за администратори на профили на Общината е в правомощията на Секретаря на Общината.

Чл.8. С права за свободно повторно използване, преработка и разпространение се предоставят:

1. нормативните и общите административни актове, както и официалните им преводи, ако са налични такива;

2. индивидуалните административни актове, за които не е налице основание за отказ съгласно Закона за достъп до обществена информация, при спазване на

Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД);

3. всяка друга създавана или събирана в рамките на правомощията или функциите на Общината информация, за която не е налице основание за отказ за повторно

използване съгласно Закона за достъп до обществена информация (ЗДОИ), включително бази данни, при спазване на ЗЗЛД .

(2) Когато по отношение на информация по ал. 1, т. 2 или 3 е налице условие за отказ на предоставяне на достъп по чл. 41б, ал. 1 от ЗДОИ, Общината предоставя само тази част от информацията, достъпът до която не е ограничен. В този случай в акта на предоставянето Общината изрично посочва основанието, на което не се предоставя останалата част от информацията.

(3) При публикуването на информацията се посочват условията за предоставяне съгласно правилата на чл. 15 и следващите от НСУПИИОСНПОФ.

Раздел IІ

Заключителни разпоредби

  • 1. Настоящите вътрешни правила са утвърдени със заповед на кмета на общината РД-19-22/19.01.2024 г. и влизат в сила от датата на утвърждаването им.
  • 2. Контролът по спазването им се възлага на секретаря на общината.
  • 3. Всички служители на общината са длъжни да се запознаят с правилата и да ги

спазват.

................................

Утвърдени от:

ИЛКНУР КЯЗИМ

кмет на община Момчилград

Дата: 19.01.2024 г.

pdfЗаповед_за_функциите_на_длъжностни_лица_по_НСУПИИСНПОФ

 

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ В ОБЩИНА МОМЧИЛГРАД

I. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.1. Настоящите правила за организация на административното обслужване в Община Момчилград служат за регулиране взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях и в тях действия.

Чл.2. Административното обслужване в Община Момчилград се осъществява при спазване на принципите, установени в Закона за администрацията, Административно процесуалния кодекс (АПК) и Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на Община Момчилград.

Чл.З. (1) „Административно обслужване“ е всяка дейност по извършване на административни услуги от структурите на Община Момчилград.

(2) „Комплексно административно обслужване“ е това обслужване, при което административната услуга се предоставя от административните органи, от лицата, осъществяващи публични функции, или от организациите, предоставящи обществени услуги, без да е необходимо заявителят да предоставя информация или доказателствени средства, за които са налице данни, събирани или създавани от извършващия административната услуга първичен администратор на данни, независимо дали тези данни се поддържат в електронна форма или на хартиен носител.

(3) „Административна услуга“ е:

  • издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват факти с правно значение;
  • издаване на индивидуални административни актове, с които се признава или отрича съществуването на права или задължения;
  • извършване на други административни действия, които представляват законен интерес за физическо или юридическо лице;
  • консултациите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице относно административноправен режим, които се дават по силата на нормативен актили които са свързани с издаване на административен акт или с извършване на друга административна услуга;
  • експертизите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице, когато нормативен акт предвижда тяхното извършване като задължения на администрацията на държавен орган или от овластена организация.

(4) „Електронна административна услуга“ е административна услуга, предоставяна от Община Момчилград на физическо или юридическо лице, която може да се заяви и/или предостави от разстояние чрез използването на електронни средства.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.4. (1) Административното обслужване в Община Момчилград се осъществява чрез „Център за административно обслужване“ (ЦАО), обозначен с указателни табели на български и английски език в сградата на общината на адрес ул. „26-ти декември“ № 12 и отдел „Местни данъци“ в същата сграда.

(2) Административното обслужване в Община Момчилград се осъществява с непосредственото сътрудничество между отделните звена в общината и съответните институции и организации.

Чл.5. Община Момчилград задължително използва логото и слогана на държавната администрация при:

  • изготвяне на информационни и промоционални материали;
  • изготвяне на указателни табели на входовете на сградите, на кутиите за мнения и коментари, на информационни табла, на интернет страницата.

Чл.6. Основен елемент в процеса на усъвършенстване на административното обслужване и повишаване имиджа и доверието към администрацията е качеството на приема.

Чл.7. Всички принципи и стандарти по отношение на административното обслужване, информационните и комуникационните канали са описани в „Харта на клиента“ и са оповестени на интернет страницата на Община Момчилград, както и в информационните материали.

Чл.8. Работното време на ЦАО е от 8.00 ч. до 17.00 ч., В случаите, когато в служебните помещения има потребители в края на обявеното работно време, работата на звеното продължава до приключване на тяхното обслужване, но не по-късно от два часа от края на регламентираното работно време.

III. ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.9. (1) Информация за реда, организацията и видовете услуги извършвани от администрацията на Община Момчилград може да бъде получена от:

  • звеното за административно обслужване при ЦАО в сградата на Община Момчилград, както и на местата посочени в чл. 4, ал. 1 от настоящите правила;
  • телефон 03631/78-41 за Община Момчилград и 03631/88-46 за отдел „Местни данъци и такси“;
  • интернет адрес www.momchilgrad.bg
  • в информационните материали в ЦАО.

(2) Информацията за административното обслужване следва да бъде:

  • ясна, точна, достоверна, общоразбираема, систематизирана и пълна;
  • достъпна за хора с увреждания;
  • без абревиатури, съкращения и препратки.

(3) Образци на заявления/искания за предоставяне на административни услуги са на разположение:

  • в ЦАО в сградата на общината на адрес ул. „26-ти декември“ № 12, гр. Момчилград;
  • на интернет адрес: www.momchilgrad.bg с възможност за изтегляне.

Чл.10. (1) Информацията за административното обслужване се актуализира в 7 (седем) дневен срок от влизане в сила на промените в нормативните актове;

(2) актуализацията се извършва едновременно във всички информационни средства - брошури, диплянки, информационни материали и на интернет страницата на общината;

(3) наименованията на административните услуги във всички информационни материали, както и във всички електронни бази данни са в съответствие с Регистъра на услугите в Интегрираната информационна система на държавната администрация (ИИСДА);

(4) организацията по актуализацията и подготовката на информацията е задължение на служителите от звеното за административно обслужване с непосредственото участие на служителите от структурните звена, съгласувана и одобрена от ръководителите им.

 IV. КОМПЛЕКСНО АДМИНИСТРАТИВНО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.11. Община Момчилград извършва комплексно административно обслужване, при наличие на техническа възможност, със съдействието на съответните институции и организации, когато това не противоречи на законодателството на Република България.

Чл.12. (1) Когато в изпълнение на административна услуга са ангажирани две или повече структурни звена в организацията, заявителят подава единствено искане в звеното за административно обслужване, което организира изпълнението по служебен ред, съгласно чл.36 от АПК.

(2) Формата на заявленията/исканията, редът и сроковете за отстраняване на недостатъците в тях, препращането им на компетентен орган, сроковете за извършване на административни услуги, както и другите въпроси, свързани с издаването на актовете във връзка с административното обслужване, са в съответствие с глава пета, раздел I на АПК.

Чл.13. Взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършените от тях действия се описват в технологичните карти на процесите.

V. СЛУЖЕБНО ЗАЯВЯВАНЕ И ИЗДАВАНЕ НА УДОСТОВЕРЕНИЯ ОТ РЕГИСТРИТЕ, ИНТЕГРИРАНИ СЪС СРЕДАТА ЗА МЕЖДУРЕГИСТРОВ ОБМЕН

Чл.14. Правилата в този раздел уреждат възможностите за достъп до регистри/справки/ полета в Средата за междурегистров обмен и получаването по електронен път на удостоверения от основни регистри, с оглед предоставяне на административни услуги на гражданите и организациите, без да е необходимо заявителят да предоставя информация или доказателствени средства.

Чл.15. (1) При обективна възможност за получаване по служебен път на документи, издавани от други администрации, служителите на Община Момчилград са длъжни да ги съберат служебно от първичния администратор на данните.

(2)Документите по ал.1 се получават:

  • На хартиен носител;
  • Чрез справки в публично достъпни електронни регистри;
  • Чрез заявка за изпълнение и получаване на вътрешна електронна административна услуга.

Чл.16. (1) За служебно издаване на удостоверения от регистрите, интегрирани със Средата за междурегистров обмен, служителите от администрацията, които са регистрирани потребители, подават чрез системата за служебен потребителски достъп и служебно издаване на удостоверителни документи заявка за изпълнение на справка/вътрешна електронна административна услуга за използване на данни от присъединените регистри.

(2)Посредством заявката служителят избира съответната услуга измежду списък от услуги, за които има право да извърши заявяване, попълва идентификатора на лицето, за което е нужно удостоверяване на съответното обстоятелство, както и други необходими данни.

(3)По реда на ал.1 и ал.2 служителите от администрацията имат право да заявяват услуги само от тези първични регистри, информацията от които е необходима за предоставянето на гражданите и на организациите на административни услуги, които са вписани в Регистъра на услугите към ИИСДА.

Чл.17. (1) Със заявката се подават и данни за служителя, създал заявката и основанието за заявяване.

(2)Въз основа на заявката, системата автоматично представя исканата информация от първичния администратор на екрана, като полученото удостоверение се разпечатва от служителя и/или се изтегля като файл в съответния формат и се записва в Административната информационна система на Община Момчилград (АИС).

(3)Генерираното по реда на ал.2 удостоверение се завежда от служителя в АИС, съгласно утвърдените правила за документооборота на хартиен и електронен носител, като се прави и отбелязване за начина на получаване на удостоверението - по електронен път или на хартиен носител.

Чл.18. Въз основа на получената по реда на чл.1б и чл.17 вътрешна електронна административна услуга, служителят от администрацията извършва исканата от заявителя административна услуга, като предоставя издадения документ по начина, посочен от заявителя при заявяване на услугата.

Чл.19. Издаденото по реда на чл.17 удостоверение се съхранява в АИС, на физически носител извън АИС или се принтира и съхранява на хартиен носител.

Чл.20. За издаването и съхраняването на удостоверенията, издадени по реда на този раздел, се прилагат съответно Вътрешните правила за оборот на електронни документи и на документи на хартиен носител в Община Момчилград.

Чл.21. Достъпът до регистрите и справките в средата за междурегистров обмен, осъществяван по реда на този раздел следва да отговаря на изискванията, установени в Наредбата за обмен на документи в администрацията и Наредбата за общите изисквания към информационните системи, регистри и електронни административни услуги.

VI. ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ РЪКОВОДИТЕЛИТЕ И СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.22. За навременното и пълно обезпечаване с информация на служителите в звеното за административно обслужване, ръководителите и служителите в структурните звена в Община Момчилград се задължават:

  • да подават в 3-дневен срок всички промени за актуализация на информационния масив към съответния отдел в отдел ГРАО и на началник отдел „Канцелария и протоко“, по компетентност;
  • да подпомагат служителите от звеното за административно обслужване с разяснения, консултации и препоръки за срочното и качествено обслужване на потребителите;

Чл.23. Служителите от звеното за административно обслужване са задължени да:

  • предоставят информация за административните услуги на достъпен и разбираем език;
  • отговарят на запитвания от общ характер и насочват въпросите по компетентност до звената в администрацията, както и към други административни органи, компетентни по съответния въпрос;
  • разясняват изискванията, на които трябва да отговаря заявлението или искането за осъществяването на административната услуга по установения ред;
  • приемат и регистрират в Административната информационна система (АИС) заявления или искания;
  • приемат заявления и регистрират устни запитвания по Закона за достъп до обществена информация;
  • разясняват на потребителите начина за плащане на заявената административна услуга;
  • проверяват пълнотата на документацията за всяка административна услуга по предварително изготвен контролен списък;
  • дават информация за хода на работата по преписката;
  • осъществяват връзката с останалите звена от администрацията по повод осъществяване на административното обслужване;
  • предоставят изготвените документи;

Чл.24. Служителите, определени с резолюция за изпълнение на административната услуга са длъжни:

  • да обработват материалите веднага след получаването им и да предадат резултата в нормативно, респективно по резолюция, определения срок;
  • след приключване на задачата да съхраняват преписките до предаването им за архивиране, съгласно Закона за националния архивен фонд;
  • да връщат незабавно в информационния център/деловодството погрешно адресирани или изпратени до тях преписки;
  • да предоставят незабавно за регистрация преписките при предаването им от едно структурно звено в друго;
  • да не обработват документи, които не са регистрирани, резолирани, или пък са резолирани до друг служител от същото звено, без изрично да са упълномощени от ресорния или прекия ръководител;
  • да информират прекия си ръководител, респективно ползвателя на услугата писмено, за причините, налагащи удължаване на срока;
  • при отсъствие (отпуск, болнични, командировка) да предадат работните документи на свой заместник, определен от ръководителя, който следва да продължи работата и спази установените срокове;
  • при напускане на длъжността да предадат с протокол всички документи на прекия си ръководител;
  • да предават документите за експедиция в деловодството с:
  • точен адрес (пощенски код, област, община, населено място, улица, номер, трите имена на получателя или наименование на учреждението);
  • входящият номер на преписката, на която се отговаря.

Чл.25. Ръководителите на структурни звена са длъжни:

  • да контролират движението на документите и на изпълнението им чрез Административната информационна система; да вземат съответни мерки при всеки отделен случай на неприключени в срок преписки от страна на подчинените им звена и служители;
  • да определят заместник по изпълнение на задълженията на служител, който отсъства, независимо от причината за отсъствието, както и на онези, които напускат длъжността; при напускане на длъжността да изискват от служителя предаване с протокол на служебната документация;

Чл.26. След като се регистрират в АИС, документите се предават по предназначение в деня на тяхното получаване.

Чл.27. (1) Секретарят или оправомощено, съгласно специален закон длъжностно лице, преглеждат служебните преписки насочени към тях и ги резолират в деня на получаването, като ги пренасочват до съответните директори на дирекции, началници на отдели и сектори или други служители в общинската администрация.

(2)Ръководителите на дирекции, отдели и сектори възлагат с резолюция изработването на служебните преписки на подчинените им служители.

(3)Резолюцията се поставя върху документа и трябва да определя изпълнителя, задачата и срока за изпълнение, дата на резолиране и подпис на резолиращия.

Чл.28. (1) Поименното разпределение и движение на служебните преписки задължително се отбелязва в Административната информационна система на общината. Резолираните документи се изпращат до изпълнителите, предварително размножени в необходимия брой екземпляри. Копие от материала се изпраща едновременно до всички лица, посочени в резолюцията по електронен път или на хартиен носител.

(2)Служителите, до които се отнася резолюцията са длъжни точно и в срок да изпълнят възложената задача.

(3)Когато с резолюция са определени повече от един изпълнители, отговорността за изпълнението на задачата е на всички посочени в нея лица.

(4)Всички изпълнители на задачи са длъжни да изпратят становището си на резолиращия в срок, който е не по-кратък от един работен ден преди крайния срок.

Чл.29. Документите, с които е изразено волеизявлението да се извърши или да се откаже извършването на административна услуга, се издават и подписват от Кмета на общината, при негово отсъствие от упълномощен зам.-кмет, или при наличие на делегиране на права по смисъла на ЗМСМА и други специални закони от определено със заповед на Кмета длъжностно лице.

Чл.30. (1) Изходящите и вътрешните документи се предават в деловодството за извеждане и полагане на печата на общината подписани, правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложения материали, в толкова екземпляри, колкото са получателите, един екземпляр за архивиране и един за преписката при отговарящия за изпълнението.

(2) След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.

VII. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОТРЕБИТЕЛИТЕ НА УСЛУГИ

Чл.31. (1) Община Момчилград приема писмено и устно подадени искания за издаване на индивидуален административен акт във връзка с извършваните административни услуги и комплексното административно обслужване съгласно разпоредбите на АПК.

(2)Подаването на искането, ведно с необходимите документи се извършва по един от следните начини:

(3)Пред Община Момчилград потребителите на административни услуги могат да се представляват с писмено пълномощно с нотариална заверка на подписа и от други граждани или организации.

(4)Писмените искания, приети от служителите в звеното за административно обслужване, се регистрират по общия ред, съгласно Вътрешните правила за организацията на документооборота на електронни документи и на документи на хартиен носител в Община Момчилград.

(5)Исканията, внесени устно, се отразяват в протокол, който се подписва от заявителя и от длъжностното лице, което го е съставило, след което се регистрират по общия ред, съгласно Вътрешните правила за организацията на документооборота на електронни документи и на документи на хартиен носител в Община Момчилград.

(6)Датата на започване на производството по извършване на административната услуга е датата на постъпване на искането в Община Момчилград.

(7)За исканията, подадени по пощата в извън работно време, сроковете за вземане на решение от административния орган започват да текат от следващия работен ден;

(8)Индивидуалният административен акт, издаден от Община Момчилград може да бъде получен по един от следните начини, изрично посочен от заявителя на административната услуга:

  • на място в ЦАО на адрес ул. „26-ти декември“ № 12;
  • чрез лицензиран пощенски оператор, на посочен от заявителя точен адрес, като цената за пощенската услуга се заплаща от заявителя при доставяне на пратката;
  • по електронен път, на посочен от заявителя e-mail.

Чл.32. (1) Община Момчилград, изпълнява административните услуги в нормативно определените срокове, с възможност за осигуряване на „бързи“ и „експресни“ услуги, посочени в Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на Община Момчилград.

(2) Заплащането на дължимите такси и цени на услуги от клиентите, се извършва съгласно Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на Община Момчилград, приета от Общински съвет и е разписано в технологичните карти на процесите.

Чл.ЗЗ. (1) Община Момчилград създава, поддържа и развива различни канали за обратна връзка с клиентите:

  • Пощенска кутия за подаване на мнения, предложения, полезна информация, оплаквания, похвали;
  • Анкетна карта за обратна връзка във фронт-офиса;
  • Интернет форма за похвала, оплакване или предложение във връзка с административното обслужване от администрацията на Община Момчилград;
  • Електронна поща: Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате пусната JavaScript поддръжка, за да го видите. и Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате пусната JavaScript поддръжка, за да го видите.
  • Горещ телефон: 03631/65-27

(2) В резултат на получената и анализирана информация от всички канали за обратна връзка се предприемат действия за подобряване на административното обслужване, които се оповестяват пред обществеността.

VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ НА КОНТРОЛА ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО И ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ

Чл.34. Контролната дейност във връзка с извършването на административни услуги обхваща проверка за точно спазване на определените срокове и качеството на предоставяните услуги.

Чл.35. (1) Контролът се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следните нива:

  • Кмет;
  • Заместник-кметове;
  • Секретар;
  • Ръководители на звена - директор на дирекция, началници на отдели.

(2) Контрол може да се осъществява и от страна на клиентите - физически и юридически лица, посредством справка за движението на преписката им в Административната информационна система, лично в информационния център или чрез подаване на жалба, по отношение качеството на извършваните административни услуги.

Чл.36. (1) Сроковете за изпълнение са определени в самия документ, с резолюция или произтичат от нормативен акт.

  • Когато с нормативен документ или с резолюция не е определен срок за изпълнение, задачата се изпълнява в седемдневен срок от датата на нейното възлагане.
  • Срокът за извършване на административна услуга на граждани е съобразно АПК, освен ако в нормативен акт е установен друг срок.
  • При възникване на обективни обстоятелства, възпрепятстващи изпълнението в срок, когато той не е нормативно определен, резолиращият може да го удължи, като това се отразява в Административната информационна система и се уведомява заинтересованото лице.

Чл.37. Всички дейности по документите, от регистрацията до предаването им за архивиране са съгласно настоящите правила и Вътрешните правила за организацията на документооборота на електронни документи и на документи на хартиен носител в Община Момчилград.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

  • 1. (1) Технологичните карти на процесите се изготвят и актуализират от служителите в звеното, извършващо административната услуга с непосредственото участие на служители в звеното за юридическо обслужване и звеното за административно обслужване, под контрола на ръководителите на съответните структурни звена при спазване на регламентираните срокове.

(2) Технологичните карти на процесите се подписват от ръководителите на структурни звена, след съгласуване с юрисконсулт, утвърждават се от Секретаря на Община Момчилград и стават неразделна част от настоящите Правила.

  • 2. Ръководителите и служителите в общинска администрация са длъжни да познават и спазват разпоредбите на настоящите правила.
  • 3. Контролът по спазване на клаузите във „Вътрешните правила за организация на административно обслужване“ се осъществява от Секретаря на Община Момчилград.
  • 4. Настоящите правила се утвърждават на основание чл.1, ал.2 от Наредбата за административното обслужване

pdfВътрешни правила за за организация на административното обслужване

 

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА РАБОТА В СИСТЕМА ЗА ЕЛЕКТРОНЕН ОБМЕН НА СЪОБЩЕНИЯ (СЕОС) В АДМИНИСТРАЦИЯТА НА ОБЩИНА МОМЧИЛГРАД

Раздел I

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1. С тези правила се урежда приемането, регистрирането и изпращането на документи чрез Система за електронен обмен на съобщения (СЕОС), модул „Електронен обмен на документи“, поддържан от Държавна агенция „Електронно управление“ на https://e- gov.b»/vvps/portal/agencv/sYstems/inlb-svstems/seos.

Чл. 2. Правилата са неотменна част от съпътстващите документи по отношение на техническия протокол (чл.18 от Наредба за общите изисквания към информационните системи, регистрите и електронните административни услуги) и са задължителни за всички служители в общинската администрация на община Момчилград.

Чл. 3. В Автоматизираната информационна система (АИС) „ПП АКСТЪР“ на общинската администрация е създаден модул „Комуникатор“ за поддръжка на електронен обмен на документи (ЕОД), където се подготвят и съхраняват всички съобщения, преминали през него.

Чл.4. Всички данни за факти, процеси, както и всички служебни технически данни, необходими за осъществяването на електронен обмен на документи, се поддържат със средствата и в средата на АИС и Модул за електронен обмен на документи (ЕОД).

Чл.5. При възникване на грешка при приемане и предаване на документи във връзка с извършване проверките, описани в спецификацията на техническия протокол, утвърден от председателя на ДАЕУ (Система за електронен обмен на съобщения (СЕОС), Техническа спецификация), се търси съдействие от ДАЕУ за поддръжката на модула „Електронен обмен на документи“ и от експерти „Компютърни системи“ на община Момчилград или фирмата, поддържаща АИС.

Раздел II

ПРИЕМАНЕ НА ДОКУМЕНТИ/СЪОБЩЕНИЯ ЧРЕЗ СЕОС

Чл. 6. (1) Основните дейности при регистрация на получените документи в електронен вид чрез СЕОС се извършват при спазване на следния технологичен ред:

  • Преглед за получени документи;
  • Преглед на полученото файлово съдържание и корекция в текстовото поле „относно”, ако е необходимо;
  • Проверка за наличие на описаните приложения във файловото съдържание. В случаите, когато липсват описани приложения, това се отбелязва;
  • Проверка за наличие на електронен подпис в прикачения файл;
  • Прикачване на документа към съответната преписка, (ако е необходимо);
  • Регистрация на документа.
  • При регистриране на документа АИС на общината автоматично изпраща получения регистрационен номер на изпращащата страна.
  • След регистрацията на документа се процедира съгласно „Вътрешни правила за регламентиране на вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в община Момчилград“.
  • Погрешно изпратен документ не подлежи на регистрация.
  • Повторно изпратен документ не се регистрира.
  • Документ с файлово съдържание, надвишаващо максимално допустимото, не се регистрира.
  • Документ с установено наличие на зловреден софтуер не се регистрира.

Раздел III

ИЗПРАЩАНЕ НА ДОКУМЕНТИ/СЪОБЩЕНИЯ ЧРЕЗ СЕОС

Чл.7. (1) Основните дейности при регистрацията и изпращането на изходящите документи чрез СЕОС се извършват при спазване на следния технологичен ред:

  • Регистрация на изходящия документ в електронен вид, която включва:
  • определяне на вида на документа;
  • отразяване съдържанието на документа в „Забележки“ - кратко описание на съдържанието на документа;
  • избор на кореспондент;
  • прикачване на файл с форматирано съдържание - Word, Excel, PDF, RTF на създадения документ;
  • Подписване на прикачения файл с квалифициран електронен подпис;
  • Създаване на регистрационен номер на документа в АИС на общинската администрация ;
  • При невъзможност за подписване с квалифициран електронен подпис - сканиране на регистрирания документ;
  • Изпращане на документа в електронен вид чрез СЕОС към съответния кореспондент;
  • Документът, който се изпраща, задължително трябва да има съдържание;
  • За да се изпрати съобщение през СЕОС, към него задължително следва да са прикачени един или повече документа;
  • При регистриране на документа АИС на общинската администрация автоматично получава регистрационен номер на получаващата страна.
  • При закъснял отговор изпратен документ се изпраща запитване за статус на документ. Ако при запитване за статус на изпратен документ не бъде получен ясен отговор, е препоръчително да се потърси връзка по телефона, обявен за приемащата страна в нейната регистрация в Регистъра на участниците.
  • В случай на отказ на отсрещната страна от регистрация на документа, се взимат мерки за отстраняване на причините за отказ от регистрация.

Раздел IV

ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТАТА ПРИ ПРОБЛЕМИ СЪС СЕОС

Чл.8. (1) В случай на технически проблем, ако документът не е бил изпратен на отсрещната страна, се следва утвърдената процедура за поддръжка на АИС за анализ и реакция по възникнали проблеми.

  • До отстраняване на възникналия проблем препоръчително е документите да се изпращат от АИС по Системата за сигурно електронно връчване и за проблема да се сигнализира ДАЕУ.
  • Ако получателят не е регистриран в Системата за сигурно електронно връчване или има технически проблем за ползването на тази система, до отстраняването на проблема документите се изпращат от АИС по електронна поща с електронен подпис и се сигнализира ДАЕУ.

Чл.9. За осигуряване функционирането на АИС и СЕОС, както и за непрекъсваемост на работните процеси, община Момчилград сключва договор за поддръжка на АИС.

Чл.10 Като участник в СЕОС общината поддържа в актуално състояние информацията, която попълва в своя профил в Регистъра на участниците, включително и данните за контактите с нея.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

  • 1. Всички правила, свързани с документооборота в общината са подробно разписани във „Вътрешни правила за регламентиране на вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в община Момчилград.
  • 2. Ръководителите и служителите в общинска администрация са длъжни да познават и спазват разпоредбите на тези вътрешни правила.
  • 3. Контролът по спазване на вътрешните правила се осъществява от Секретаря на община Момчилград.
  • 4. Тези вътрешни правила са утвърдени със заповедта на Кмета на община Момчилград. № КО-298 от14.04.2020 г.
  • 5. Настоящите Вътрешни правила подлежат на изменение и допълнение според промяната на документите, регламентиращи работата и ползването на СЕОС.

pdfВътрешни правила за работа в система за електронен обмен на съобщения/СЕОС/

 

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ОБОРОТ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ И ДОКУМЕНТИ НА ХАРТИЕН НОСИТЕЛ В ОБЩИНА МОМЧИЛГРАД

 

Глава първа
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.1. (1) Настоящите Вътрешни правила уреждат организацията и технологията за осъществяване на оборота на документи на хартиен и електронен носител чрез използване на административно-информационни системи (АИС) при предоставяне на административни услуги, изпълнението на административни процедури и работни процеси за регистрация и контрол на документооборота в Община Момчилград.

  • Основна цел на тези Вътрешни правила е осигуряването на:
  • висока ефективност, единна организация и оперативност на управленската и информационно-деловодна дейност;
  • унифицирано извършване дейностите по оборота на документи на хартиен и електронен носител;
  • взаимна връзка между документите, обвързване на преписките, свързани с управленските цели;
  • ефективен контрол на сроковете, свързани с изпълнението на решенията, задачите и сроковете, произтичащи от вътрешни и външни документи.
  • Комплексната информационно-деловодна дейност включва:
  • създаване, приемане, регистриране, разпределяне и предаване на документи на електронен и хартиен носител;
  • информационна дейност по документи и по електронен път;
  • дейност, свързана с контрола по спазване на сроковете и други операции с документите от тяхното създаване до групирането им в дела;
  • запазване на документите (текущо и в учрежденския архив) до предаването им във фонда на Държавен архив” - Момчилград.

Чл.2. (1) Дейността по оборота на документи на хартиен и електронен носител в Община Момчилград се осъществява чрез:

  • „Център за административно обслужване” (ЦАО), „Деловодство“ и „Архив“ разположени на ул. „26-ти декември“ № 12 в сградата на Община Момчилград, както и отдел ГРАО и отдел „Канцелария и протокол“;
  • зала за обслужване на граждани за нуждите на обредни дейности - за предоставяне на административни услуги по Закона за гражданската регистрация;
  • зала за обслужване на граждани на отдел „Местни данъци и такси“ (МДТ), разположена в административната сграда на ул. "26 декември" № 12 - за предоставяне на административни услуги по Закона за местните данъци и такси;
  • администрациите на кметовете на кметства и кметските наместници в населените места на Община Момчилград - за предоставяне на административни услуги, предоставени им в компетентност съгласно националното законодателство и местната нормативна уредба;
  • електронно - чрез интернет страницата, факс и официалните имейл адреси на Община Момчилград, чрез модул на „Система за електронен обмен на съобщения“ (СЕОС) със структури от държавната администрация и модул на „Система за сигурно електронно връчване“ (ССЕВ) - за електронни услуги и обмен на съобщения с регистрирани физически и юридически лица.
  • Посочените в ал.1. места са обозначени с указателни табели на български и английски език, оборудвани съгласно стандарти за осигуряване на подходящи условия и достъпност до и във служебните помещения, в които се осъществява административно обслужване, съгласно чл. 20, ал. 1, т.1-5 от Наредбата за административното обслужване.

Чл.3. (1) В Община Момчилград функционират следните електронни системи за регистрация и контрол:

  • деловодна административно-информационна система (АИС) „Архимед” - за управление на документооборота на общинската администрация, преминаващ през ЦАО, отдел „Местни данъци и такси“ и насочването му към отговорните изпълнители (ръководството на Община Момчилград, директори на дирекции, началници на отдели, експерти и специалисти) в Общинска администрация - гр. Момчилград. Тази АИС е обект на Вътрешните правила;
  • софтуерен модул „Местни данъци и такси“, част от интегрираната информационна система за управление на община „ИМЕОН“ за управление на специализирана кореспонденция на отдел МДТ. С този софтуер се автоматизират дейностите, свързани с администриране на местните данъци и някои общински такси. Модулът се използва само от служители на отдела, кметовете на кметства и кметските наместници. Основните функции са свързани с приемането и обработката на декларации по Закона за местните данъци и такси; издаване на документи от значение за признаване, упражняване или погасяване на права и задължения, свързани с местни данъци и такси; издаване на актове за установяване на задължения по декларации и покани за доброволно плащане по ДОПК; касово събиране на местни данъци, такса битови отпадъци, такси за административни услуги и глоби; счетоводно отразяване на приходите от горепосочените вземания;
  • информационно-деловодната дейност на Общински съвет - Момчилград се организира от отдел ХД по утвърдени от началника на отдела Правила на хартиен носител и поддържа собствена електронна база данни за обработка и съхраняване на всички документи, постъпващи в Общинския съвет; следене и обновяване на информацията по преписките; обслужване на работата на постоянните комисии; организиране на потока от информация между постоянните комисии, подготовка на заседанията на Общинския съвет, изготвяне на документи и решения;
  • кметствата и населените места в Община Момчилград, които не са административни центрове на кметства, организират деловодната си дейност на хартиен носител, чрез изпол­зване на дневник ЕДСД по утвърдени от кмета или кметския наместник вътрешни правила. Дневниците се подновяват ежегодно, като служителите вписват под съответния пореден номер документите и попълват надлежно всички реквизити.
  • Дейността по регистрацията в АИС се осъществява от упълномощени служители от звената за административно обслужване на общинската администрация, като това се записва в длъжностните им характеристики, а контрол върху дейността им упражнява ресорният административен ръководител.

Чл.4. (1) Предмет на Вътрешните правила са:

1 Организацията на дейността по оборота на документи на хартиен и електронен носител, като на регистриране в АИС подлежат:

  • документи от типа „Служебна кореспонденция“ - писмо, доклад, докладна записка, служебна бележка, становище, служебна електронна поща;
  • документи по АПК - заявление, възражение, сигнал, жалба, предложение, писма по сигнали, предложения и др. ;
  • документи по Закона за достъп до обществена информация - заявление, отговор, отказ и др. ;
  • документи по Закона за устройство на територията - заявления за услуги, и издадени административни актове по тях, откази, уточняващи писма и др. ;
  • други документи - заповед, решение, вътрешни правила, инструкции, споразумение, граждански договор и допълнително споразумение към него, заявление за назначаване/освобождаване от работа, приемо-предавателен протокол и др.
  • основните функции на длъжностните лица от административните звена, осъществяващи деловодна дейност по оборота на документи на хартиен и електронен носител;
  • основните изисквания към ръководителите и служителите от общинската администрация във връзка с оборота на документи на хартиен и електронен носител;
  • контрол по спазване на сроковете и изпълнение на задачите;
  • основните изисквания към съставянето и оформянето на документи;
  • използване и съхранение на печатите;
  • архивиране и съхраняване на документалния фонд.
  • Настоящите правила не включват в предмета си:
  • документите, съдържащи класифицирана информация по смисъла на Закона за защита на класифицираната информация;
  • служебните и трудовите досиета на служителите;
  • финансово-счетоводните документи (с изключение на придружаващите ги писма);
  • документите, регистрирани в АИС „Имеон”;
  • договорите за обществени поръчки и анексите към тях (без гражданските договори);
  • служебни документи създавани по проекти от Закона за управление на средствата от Европейските структурни и инвестиционни фондове, които се регистрират в „Информационна система за управление и наблюдение“ (ИСУН);
  • призовки, съобщения и други съдебни документи по дела, които се получават от служителите в отдел ПНО в общината;
  • техническа документация;
  • лична кореспонденция;
  • честитки, поздравления и покани за различни културни, бизнес и спортни прояви;
  • погрешно доставените, които по възможност се връщат неразпечатани на изпращача;

Чл.5. (1) Искането за извършване на административна услуга се заявява в писмена или устна форма лично, чрез упълномощен представител на заинтересованото лице, по електронен път /за въведените електронни услуги/, чрез лицензиран пощенски оператор или по друг начин, който дава възможност за установяване на самоличността на заявителя, когато това е необходимо.

  • Документите (заявления/искания), иницииращи предоставянето на административна услуга, са по утвърден образец/бланка с нормативен акт. Всеки образец е публикуван на интернет-страницата на общината в раздел „Административни услуги“, както и в административния регистър на ИИСДА, в раздела за конкретната услуга съгласно чл. 61 ал. 1, т. 2 от Закона за администрацията. Образци заявления/искания на хартиен носител са на разположение в ЦАО, звената за административно обслужване и кметствата.
  • Прилаганите документи, които нормативно се изискват за определена административна услуга/процедура и не могат да бъдат събрани по служебен ред, са описани в самите образци по чл.5, ал.2.
  • При обективна възможност за получаване по служебен път на документи, издадени от други администрации, служителите от административните звена, отговорни за предоставяне на съответната административна услуга, са длъжни да ги съберат служебно от първичния администратор на данните (на хартиен носител, чрез справки в публично достъпни регистри и чрез заявка за изпълнение и получаване на вътрешна електронна административна услуга) при спазване на изискванията на Раздел IV от Вътрешните правила за организацията на административното обслужване в Община Момчилград.
  • В случаите, когато няма нормативно определен образец на заявление, се използва единен образец/бланка, утвърден от секретаря на общината и публикуван на интернет страницата на общината в раздел „Административни услуги“, а на хартиен носител е на разположение в ЦАО, звената за административно обслужване и кметствата.
  • Заявление/искане за административна услуга, подадено само по електронен път, се счита за валидно, само ако е в съответствие със Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (валиден електронен подпис).
  • Исканията, внесени устно, се отразяват в протокол по утвърден образец на хартиен и електронен носител, който е на разположение в ЦАО, звената за административно обслужване и кметствата. Протоколът се подписва от заявителя и длъжностното лице от звеното за административно обслужване, където се подава.
  • При предоставянето на административни услуги, общинската администрация съдейства на потребителите/заявителите, чрез: осигуряване на достъп до формулярите и съдействие за правилното им попълване и комплектоване; предоставяне информация за сроковете приложими в производството; за дължимите такси и възможностите за плащането им и други характерни за конкретната услуга запитвания.
  • При подаване на заявление/искане за административна услуга заявителят заплаща, ако това се изисква, съответната такса (преди или след извършване на услугата). Заплащането се извършва на каса в ЦАО, чрез ПОС-терминал в ЦАО или по банков път.
  • Въз основа на предоставената в заявлението/искането информация и допълнително придобитата информация по служебен път, служителят от звеното, отговорно за предоставяне на административната услуга, издава необходимия документ/акт, който се предоставя на заявителя по посочения при заявяването начин (лично, по поща, по електронен път).
  • Екземпляр от издадения (съгласуван, одобрен) административен документ/акт (когато това се изисква в нормативен документ) се съхранява на хартиен носител в административните звена и архива на общината. Сроковете за съхранение са в съответствие с действащата Номенклатура на делата. Уведомителните писма за предоставени административни услуги се въвеждат в АИС, като екземпляри от тях на хартиен носител се съхраняват в административните структури и архива на Общината.
  • Отказът на заявител от административна услуга, която вече е регистрирана, се заявява писмено в сектор ЦАО или чрез ССЕВ. Същият се регистрира в АИС, а преписката се архивира.
  • В случаите, когато се заявява извършването на справка и не се налага подаване на заявление в писмен вид или прилагането на други документи, служителят в звеното за административно обслужване е длъжен да направи справка след устното запитване. В случай, че е невъзможно да бъде незабавно удовлетворено искането, заинтересованото физическо или юридическо лице може да подаде писмено заявление.

Чл.6. (1) Достъп до обществена информация и предоставяне на копия от документи по условията и реда на Закона за достъп до обществена информация, по който Общината е задължен субект, се получава след подаване на заявление по реда на закона. Организацията и предоставянето на достъп до обществена информация е регламентирана във Вътрешни правила за предоставяне на достъп до обществена информация в Община Момчилград.

  • Жалби, сигнали за нередности, предложения, молби и др. запитвания на граждани постъпват и се разглеждат съгласно Вътрешните правила за административното обслужване в Община Момчилград и Хартата на клиента.
  • За приемането, регистрирането и изпращането на документи чрез СЕОС се прилагат Вътрешните правила за работа в СЕОС в администрацията на Община Момчилград.
  • За приемането, регистрирането и изпращането на документи чрез ССЕВ се прилагат Вътрешните правила за работа в ССЕВ в администрацията на Община Момчилград.

Чл.7. (1) Служителите на общината водят служебна кореспонденция само по регистрирани в АИС документи.

  • Предаването на кореспонденция от едно структурно звено към друго се осъществява чрез АИС.

Чл.8. (1) Ръководството по правилната организация на оборота на документи на хартиен и електронен носител и дейността на общинския архив се осъществява от Директора на Дирекция „Административно-информационно и техническо обслужване”, а контролът - от Секретаря на Общината.

(2) Отговорност за дейността по оборота на документи на хартиен и електронен носител носят всички зам. -кметове, секретаря, ръководители и служители от общинска администрация.

Глава втора

ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ СЛУЖИТЕЛИТЕ ОТ ОБЩИНСКАТА АДМИНИСТРАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С ИНФОРМАЦИОННО-ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ

Чл.9. Ръководителите и служителите са длъжни да познават и спазват разпоредбите на настоящите Вътрешни правила, Вътрешните правила за организацията на административното обслужване в Община Момчилград, Наредбата за административното обслужване, Наредбата за обмен на документи в администрацията и други актуални относими документи.

Чл.10. (1) Ръководителите, към които са насочени подлежащите на резолиране входящи документи, са длъжни да ги резолират в деня на получаването им. При тяхно отсъствие, същите се резолират от заместващия ги служител, който задължително докладва на ресорния ръководител при завръщането му за постъпилите преписки, документи и др. въпроси по компетентност.

  • Резолюцията се поставя върху самия документ и трябва да определя изпълнителя, задачата, срокът за изпълнение, датата на която е поставена и подпис на съответния ръководител.
  • Резолираните документи се предават в деловодствата за отразяване в АИС и изпращане до изпълнителите или ръководителите /според достъпа/.
  • Служител, до когото директно е резолиран документ, уведомява прекия си ръководител с оглед информиране по целесъобразност.
  • С резолюция „към дело” или „за сведение” да обозначават документи, които не подлежат на отговор и следва да се приключат.

Чл.11. За правилното протичане на дейността по документооборота - електронен и хартиен, зам.-кметовете, секретарят на Общината, директорите на дирекции, началниците на отдели и началниците на сектори са длъжни:

  • да запознаят подчинените им служители с тези Вътрешни правила, да ги уведо­мяват за всяка промяна и да следят за изпълнението им;
  • да разпределят и контролират правилното и срочно изпълнение на произтичащите от документите задачи, да осигуряват своевременното им отчитане и да съдействат за приключване на преписките в АИС;
  • да контролират правилното оформяне на създаваните документи в съответствие с БДС 6.04.1-85, Глава VI от настоящите правила и образците на готовите документи/актове за административни услуги;
  • да подсигурят взаимозаменяемост на служителите, за чиято дейност отговарят и следят за нормалното протичане на дейността;
  • да изискват от служителите си при напускане от длъжност да предават по опис с протокол намиращата се в тях служебна документация, печати и заведен инвентар на прекия си ръководител или друго изрично посочено служебно лице;
  • да определят заместник по изпълнение на задълженията на служител, който отсъства, независимо от причината на отсъствието и да изискват от заместващи служители своевременното придвижване на кореспонденцията на титуляра;
  • при предаване на преписките за текущо съхранение да проверяват и контролират целостта на документацията;
  • при отсъствие на служителя, на когото е възложена задачата поради болест или отпуск за повече от пет работни дни, прекият ръководител може да пренасочи неотложните задачи към друг служител;
  • при редовни годишни отпуски, прекият ръководител се съобразява със сроковете за изпълнение на задачите, а служителят следва да приключи възложените му задачи, свързани със спазването на срокове, преди излизане в отпуск;
  • при служебна инициатива за издаване на определен документ или административен акт, съответният ресорен ръководител прави писмено или устно разпореждане /задача/ към подчинен служител за изготвянето му, подписва го лично и го представя в деловодството за регистриране в АИС и насочване по компетентност.

Чл.12. Служителите от общинската администрация в Община Момчилград са длъжни:

  • да обработват преписките веднага след получаването им и да предават готовите документи ведно със съпровождащите документи и/или приложенията към тях;
  • да предават изходящата кореспонденция за експедиция в Деловодството с:

а)  точен адрес върху подготвения за изпращане документ (пощенски код, област, община, населено място, улица, номер, трите имена на получателя, наименование на учреждението);

б)  номер на писмото, на което се отговаря;

в)   информация за предназначението и вида на изходящата кореспонденция;

г)  попълнени обратни разписки с информация на кой изпълнител и в кой кабинет да се връщат обратните разписки или товарителници (ако има такива);

  • да съставят документите в толкова екземпляра колкото са получателите, плюс един за архивиране към съответното звено, изготвило отговора и един за архивиране в Деловодството;
  • да прикрепят, като прикачен файл към съответния номер на преписката (ако има такава) в административно-информационната система /АИС/ всички входящи, изходящи, вътрешни, междинни документи ведно с приложенията;
  • да съгласуват задължително с подпис на юрисконсулт/правоспособен юрист/ проекти за нормативни актове, договори, заповеди и предложения до Общинския съвет;
  • да спазват определените срокове за изпълнение;
  • да информират устно прекия си ръководител, а ползвателя на услугата- писмено, за причините, налагащи удължаване срока за изпълнение или неизпълнение;
  • при подготовката и създаването на документите да спазват изискванията за оформяне на новосъздадени документи (БДС 6.04.1-85 и образците на готови документи/актове за административни услуги), като включат в съдържанието обоснована, достоверна и убедителна мотивировка с точна и ясна формулировка;
  • при служебно заявяване и издаване на удостоверения от регистрите, интегрирани със Средата на междурегистров обмен, да спазват изискванията на Раздел IV от Вътрешните правила за организацията на административното обслужване в Община Момчилград. Готовият документ/удостоверение се представя за завеждане в деловодната система, след като изпълнителят постави на видно място щемпел “Вярно с оригинала”, дата и подпис. Така изведения документ се съхранява от изпълнителя на хартиен носител към комплекта документи за дадената услуга/процедура;
  • при създаването на документи/актове, изискващи заплащане, да вписват сума и подпис на изпълнителя върху готовия документ или на видно място в заявлението/искането;
  • след приключване на задачата да съхраняват текущо в съответното административно звено преписката/заявлението заедно с екземпляр от готовия акт, до предаването за архивиране;
  • при запитване във връзка с подаване на документи/заявления да оказват своевременно и пълно съдействие на служителите от деловодните звена и потребителите, чрез предоставяне на специализирана информация и конкретни указания;
  • да уреждат устно проблемите в случаите, когато не е необходимо писмено документиране, особено между структурните звена в общинската администрация;
  • да връщат незабавно в Деловодството погрешно адресирани или изпратени до тях преписки;
  • да предоставят незабавно за регистрация в Деловодството преписките при предаването им от едно структурно звено в друго;
  • да предоставят незабавно за регистрация в Деловодството незаведени преписки от физически и юридически лица, независимо от това по какъв път са попаднали при тях;
  • да не обработват документи, които не са регистрирани, резолирани, или пък са резолирани до друг служител в същото звено, без изрично да са упълномощени от ресорния или прекия ръководител;
  • да се обучават за работа с АИС и съблюдават стриктно попълване на реквизитите, съгласно дадените им права за достъп;
  • при отсъствие/отпуск, временна неработоспособност , командировка/ да предадат работните документи на своя заместник, който следва да продължи дейността и да спази установените срокове;
  • при напускане на длъжността да предадат с протокол всички документи на прекия си ръководител;
  • да използват електронна поща за уреждане на спешни проблеми;
  • да не допускат копиране и размножаване на документи в количество над необходимото.

Чл.13. Забранява се на служителите от общинската администрация да запознават със съдържанието на служебните документи лица, които нямат пряко служебно отношение към тях.

Глава трета

ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ ДЛЪЖНОСТНИТЕ ЛИЦА ОТ ДЕЛОВОДНИТЕ ЗВЕНА ЗА АДМИНИСТРАТИВНО ОБСЛУЖВАНЕ,

ОСЪЩЕСТВЯВАЩИ ИНФОРМАЦИОННО-ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ

Чл.14. (1) Дейността по оборота на документи на хартиен и електронен носител в АИС се осъществява от упълномощени служители от деловодните звена с непосредственото участие на служителите и ръководителите на функционални звена.

  • Длъжностните лица от деловодните звена, осъществяващи оборота на документи на хартиен и електронен носител в АИС, се ръководят в своята работа от Наредбата за обмена на документи в администрацията, Наредбата за административното обслужване, Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общински институции, Вътрешните правила за организацията на административното обслужване в Община Момчилград, Хартата на клиента, Вътрешните правила за работа в СЕОС и ССЕВ в администрацията на Община Момчилград, настоящите Вътрешни правила и други актуални относими документи.

Чл.15. (1) Информационно-деловодната дейност включва:

  • приемане, регистрация и сканиране на документите в АИС;
  • размножаване, разпределение (за и след резолюция) и предаване за изпълнение или изпращане;
  • контрол по спазване на сроковете за изпълнение;
  • текущо запазване на документите и предаването им в архив.
  • Дейността „Приемане, регистрация и сканиране на документите в АИС” обхваща:
  • приемане на всички входящи, вътрешни и изходящи служебни документи от структурните звена на общинската администрация и общинските предприятия;
  • приемане на всички входящи документи от физически и юридически лица, еднолични търговци и неправителствени структури;
  • регистрация на постъпилите документи в АИС;
  • сканиране на документа.
  • Дейността „Размножаване, разпределение и предаване/пренасочване за изпълнение или изпращане” обхваща:
  • размножаване на материалите по преписката в необходимия брой екземпляри;
  • комплектоване и разпределение на размножените материали за предаване;
  • разпределение на преписката за резолюция и насочване/пренасочване за изпълнение след резолюция;
  • изпращане/предаване по предназначение на готовата изходяща преписка.
  • Дейността „Контрол по спазване на сроковете за изпълнение” обхваща:
  • непрекъснат контрол за спазване на сроковете на подлежащите за изпълнение документи от ръководителите в общинската администрация чрез АИС и иницииране приключването им;
  • удължаване на сроковете за изпълнение след мотивирано писмено искане от изпълнителя до съответния ръководител (директор на дирекция/началник на отдел или зам.- кмет).
  • Дейността „Текущо запазване” и предаване в архив обхваща:
  • съхраняване на документите в административните звена до предаването им в архива на Общината: всички изходящи, вътрешни и изходящи служебни документи, готови актове по заявления/искания, удостоверения, становища, разрешения, всички заповеди и решения на Кмета на Общината, пълномощни и др. ;
  • систематизиране на приетите документи по номенклатури и оформянето на дела;
  • организиране ползването на текущо запазените/архивирани документи за справки по дадени заявки от служителите и титулярите по преписките;
  • обработка и предаване на документите в архива на Общината в началото на следващата година или най-късно в срок до 30 юни на следващата година.

Чл.16. (1) Длъжностните лица от деловодните звена осъществяват дейността по приемане и обработка на входящи документи в АИС, като съблюдават спазването на следните общи изисквания:

  • завеждат в АИС получените документи по пощата, чрез лицензиран пощенски оператор, чрез СЕОС, ССЕВ, лично и по факс и електронна поща;
  • проверяват изпълнителят поставил ли е на видно място щемпел “Вярно с оригинала”, дата и подпис, върху служебно получените официални електронни удостоверителни документи справки/удостоверения от регистрите, интегрирани със Средата за междурегистров обменили или по друг начин и върху копията на документи, издавани от архива на Общината, като удостоверява това с поставяне на административния печат на Общината. Завеждат към съответната преписка в АИС така подготвения документ и го предоставят на изпълнителя за последващи действия;
  • проверяват правилността на доставката (адрес на получателя и пълните данни на подателя - точен адрес, телефон/имейл и др.), целостта на пратката, наличността на съпровождащи документи и приложенията към тях, състоянието на документацията, като погрешно доставената, непълна или с нарушена цялост пратка се връща по възможност неразпечатана на кореспондента. При забелязана нередност от регистриращия служител веднага се сезира прекия ръководител;
  • проверяват читаемостта на документите - входящите документи следва да са написани четливо, на български език, на кирилица. Нечетливата кореспонденция се връща на подателя. Когато кореспонденцията е на чужд език, задължително трябва да е с превод на български език извършен от заклет лицензиран преводач;
  • пликовете, в които са приложени жалби, сигнали и възражения (за преписки по Закона за устройство на територията - всички пликове и документи за приети пратки) не се унищожават, а се прилагат като част от преписката;
  • при подаване на документи от юридически лица и еднолични търговци задължително трябва да е посочен ЕИК/БУЛСТАТ;
  • анонимни писма и сигнали (без име, подпис и адрес/имейл на подателя) подлежат на регистриране, но не се образува производство по тях;
  • не подлежат на регистрация анонимни писма и сигнали, съдържащи обидни квалификации. Същите се предоставят незаведени на Секретаря на Общината за решение;
  • неподлежащите на регистрация периодични издания, покани, фактури, документи с бележка “лично” и др. се предават по предназначение;
  • неподлежащите на регистрация призовки, покани за доброволно изпълнение, изпълнителни листове, покани за присъединяване на взискатели, съобщения от частни и държавни съдебни изпълнители, се приемат и предават в отдел ПНО за регистриране и предоставяне по компетентност;
  • неразпечатани се предават на получателя писма, документи и пратки адресирани лично до лицето, като при съмнение за съдържанието на пратката, същата се проверява от охраната;
  • когато адресът на изпращача е посочен само върху плика и когато между датата върху клеймото и датата на получаване и завеждане в деловодството има съществена разлика (над пет работни дни), пликовете се запазват и се прилагат към основния документ;
  • при подаване на искания чрез пълномощник се проверява наличието на нотариално заверено пълномощно. При заявления за разпоредителни сделки или упражняване на лични права, се изисква нотариално заверено или адвокатско пълномощно, като съответният адвокат се легитимира пред служителя в регистратурата с адвокатска карта;
  • при подаване на искане, по което общината не е компетентния орган и се установи, че административният акт следва да бъде издаден от друг орган, преписката незабавно се изпраща на компетентния орган, за което се уведомява подателят и заинтересованите лица. В регистратурата преписката приключва с изпращането й по компетентност;
  • служителите от деловодните звена са длъжни да съдействат на потребителите при подаване на документи и запитвания (на място и посредством електронните средства за комуникация) чрез осигуряване на обща информация, указания и насочване;
  • служителите от деловодните звена не могат да откажат приемането на документи поради несъответствие с изискванията. Те изрично предупреждават подаващия ги за последиците от неизрядни документи. Обстоятелствата се отразяват в АИС като забележка и кореспонденцията се придвижва по установения ред.
  • Дейността по регистрация на входящи документи в АИС от упълномощените длъжностни лица от деловодните звена, осъществяващи информационно-деловодната дейност, включва:
  • попълване в АИС на всички реквизити на подлежащите на регистрация входящи документи, от електронната регистрационна карта - индекс, вид на документа, клас, кратко описание на съдържанието в графа „относно”, име, адрес на кореспондента и срок за изпълнение (ако има такъв);
  • определяне и регистриране в АИС дължимите плащания (ако има такива) и организиране приемането им чрез каса и ПОС. Независимо от начина на плащане, екземпляр от платежния документ се прикрепва към входящия документ;
  • насочване в АИС към ръководителя, който трябва да постави първа резолюция на документа;
  • получаване на входящ номер с дата от АИС и вписването му върху хартиения документ;
  • издаване на фиш с регистрационния номер и код за проверка през интернет (само в ЦИО);
  • разпределение на хартиените документите в папки по компетентност, съобразно отразената информация в АИС, и предаването им за резолюция;
  • след първоначално резолиране - пренасочване и разпределение по папки към изпълнителите или ръководителите/според достъпа, за последващи действия. Документът се насочва към първия резолиращ или към отговарящия за изпълнението в деня на получаване или най-късно до 12.00 ч. на следващия ден (ако са получени в ЦИО след 14.30 ч. на предходния ден);
  • при регистрации на документи, по които има вече образувана преписка, се създава нов документ към регистрационния индекс и поредния номер на първоначалния документ, с датата на обработването в деловодството. Всички документи, регистрирани под един и същ номер образуват преписка. Не се допуска разкомплектоване на преписки и регистриране на документи от преписки с различни номера;
  • получените по факс, електронна поща (на официално обявените адреси) документи се регистрират по общия ред в Деловодството и звената за регистриране към отдел МДТ и отдел ГРАО, с изключение на получените на електронния адрес на ЦАО, които се регистрират там и се предават по компетентност за насочване.
  • Входящите документи задължително се сканират и се въвеждат в АИС, като:
  • при първоначално завеждане в АИС се сканира целия документ заедно с всички приложения към него (които могат да се сканират). След всяка резолюция се сканира само страницата, на която е отбелязана резолюцията. Текстът на резолюцията не се отразява в АИС, а се записва: „съгласно резолюцията“);
  • не се сканират проектни и други широко-форматни документи, прошнуровани и прономеровани документи, финансово счетоводни и статистическа документи (с изключение на придружаващите ги писма), документи на паус и др., за които наличната техника не е съвместима;
  • документи на хартиен носител, които не позволяват качествено сканиране и се поддържат в състава на преписка, се придвижват физически между служителите чрез предаването им или чрез куриерска служба съобразно етапите на обработка по съответната процедура;
  • кореспонденцията и съпровождащите документи се запазват в базата данни на АИС в електронен вид, като сканирането и създаването на електронния архив се извършва прилежно.
  • Служителите носят дисциплинарна отговорност за неспазване на регламентираните в ал.1 - 3 изисквания.

Чл.17. (1) Длъжностните лица от деловодните звена осъществяват дейността по приемане и обработка на изходящи документи в АИС, като съблюдават спазването на следните общи изисквания:

  • приемат, завеждат в АИС и изпращат по предназначение подготвената от служителите в Общинската администрация за изпращане кореспонденцията;
  • проверяват оформянето на документа на официална бланка на Община Момчилград/кметството;
  • проверяват правилното оформяне на новосъздадените документи в съответствие с БДС 6.04.1-85 и Глава VI от настоящите правила;
  • проверяват правилността на оформяне на всички реквизити по изходящия документ, като: имена и точен адрес на получателя, имейл, номер на входящата преписка на която се отговаря (ако има такъв), положени ли са всички подписи на длъжностните лица и тяхната достоверност;
  • проверяват целостта и състоянието на документа, размножаването му в необходимите екземпляри, наличността на съпровождащи документи или приложенията към документа;
  • при услуги, изискващи заплащане, проверяват посочена ли е сумата и наличието на подпис на изпълнителя върху готовия документ или на видно място в заявлението/искането;
  • при забелязана нередност по ал.1, т. 2 - 6 уведомяват прекия ръководител и връщат документа на изпълнителя от административното звено за коригиране;
  • отделят документите, които следва да се изпратят по СЕОС и ССЕВ, и ги предоставят на упълномощените длъжностни лица от деловодството за изпращане;
  • регистрират документа в АИС, чрез попълване на всички реквизити в електронната карта (вид документ/дейност, име и адрес на кореспондента, кратко описание на съдържанието, изготвил и подписал), като при наличие на входящ номер на иницииращия документ или преписка изходящия номер се свързва с тях;
  • поставят щемпел и записват префикса и номера, снет от АИС, в лявата горна част на документа;
  • сканират документа, като не се сканират готови актове по административни услуги на ГРАО, копия от документи, проектни и други широко-форматни документи, прошнуровани и прономеровани документи, финансово счетоводни и статистически документи (с изключение на придружаващите ги писма), документи на паус и др., за които наличната техника не е съвместима ;
  • готови актове за административни услуги по ТСУ (разрешение за строеж, разрешение за въвеждане в експлоатация, разрешение за ползване, разрешение и схема за поставяне в частен имот, удостоверения и др.), при извеждане в Деловодството на Общината, не се сканират в АИС. Същите се сканират при получаване в ЦАО, като по възможност се сканира екземпляра с изготвил и съгласувал;
  • изведените документи, които ще се изпращат по поща, се поставят в адресирани пликове, описват се в книга по брой и размер за обикновени писма и пратки, и по номера и брой за препоръчани писма и пратки за съответната дата. Същите се експедират до пощенски оператор от дежурен служител от Деловодството ежедневно от
  • ч. до 15.30 ч.;
  • при необходимост документът да бъде изпратен чрез куриерска служба, след извеждане се уведомява съответната куриерска служба от упълномощен служител за организиране на изпращането;
  • неполучените в определения срок от адресатите писма с обратни разписки се предават чрез куриер от пощенския оператор в Деловодството и се разпределят за получаване от изпълнителите в административните структури;
  • изходящите документи/актове за административни услуги, който следва да се получават в ЦАО, се подготвят от служителите в Деловодството и с куриер се експедират ежедневно в 10.30 ч. и 14.30 ч., където се подготвят за предаване;
  • получаването лично на изходящи документи от ЦАО, деловодните звена на МДТ, ГРАО и кметствата се извършва след представяне на документ за самоличност и се оформя чрез посочване на име фамилия и подпис на получателя, както и датата на получаване върху оригинала на документа (заявление или екземпляр от готовия документ/акт), оставащ за архива на администрацията, след което този документ се сканира в АИС и преписката се приключва (ако е завършена);
  • при изпращане на изходящи документи чрез СЕОС, ССЕВ и електронна поща, преписката се приключва веднага след изпращането;
  • екземпляри от всички изходящи писма, с подписи на изготвил и съгласувал, се съхраняват текущо и в деловодните звена на общинската администрация. Същите ежегодно се предават за съхранение в архива на Общината.
  • Граждански договор и анекс към него се регистрира в АИС, като изходящ документ с регистрационен индекс според Ведомствената номенклатура. Подписва се от кмета на Общината или упълномощено от него длъжностно лице. Подпечатва се в Деловодството с печат на Кмета на Общината. Екземпляр на хартиен носител, се предоставя на изготвилия договора, гражданина и главния счетоводител за отчет и контрол.
  • Като изходящи документи в АИС се регистрират всички заповеди, издавани от Кмета на общината или упълномощени от него длъжностни лица, и от Главния архитект според правомощията, дадени му от Закона за устройство на територията, при спазване на следните правила:
  • заповедите се регистрират в Деловодството на общината от упълномощени служители с определен регистрационен индекс и пореден номер, според Ведомствената номенклатура и дейността, за която се отнасят;
  • при регистриране задължително се отразява информация за длъжностните лица изготвили, съгласували и упражняващи контрол по изпълнението;
  • отразява се дали издадена заповед отменя или изменя друга/и заповед/и;
  • протоколи от проведени заседания, консултации, огледи и други подготвени от комисии, назначени със заповед на Кмета на общината, задължително се предоставят от изготвилия ги служител (протоколчик) в Деловодството за сканиране и прикачване към съответната заповед;
  • заповедите за командировка не се завеждат в АИС, а в отделен регистър/дневник;
  • организацията по създаването, завеждането, връчването и отчета на заповеди на Кмета на общината и Главния архитект е подробно описана в чл.26 от настоящите Правила.

Чл.18. (1) Всички служебни писма, становища, докладни записки, предложения и други вътрешни документи между административните звена на Общината се оформят и обработват като вътрешната кореспонденция, при спазване на следните правила:

  • вътрешният документ се изготвя от служител от съответното структурно звено и се подписва от ресорния ръководител. Адресира се до длъжностно лице от общинската администрация по компетентност, обработва се в АИС от длъжностно лице от деловодните звена на Общината;
  • оформянето на вътрешната кореспонденция следва да отговаря на общите изисквания към подготовката на документи посочени в Глава шест - „Основни изисквания за създаване на документи“ от настоящите Правила;
  • искания/писма за предоставяне на документи, копия от документи и справки, със съответното основание за това, се изпращат до поискалото длъжностно лице, с подпис само на длъжностното лице, изпълнител по преписката;
  • всеки документ се предава в два екземпляра, заедно с приложенията, в Деловодството за завеждане в АИС, от длъжностно лице от деловодните звена на Общината;
  • вътрешният документ се регистрира на номера (юзера) на длъжностното лице, изготвило документа, с индекс в зависимост от предназначението и се насочва към кореспондента (длъжностното лице) по компетентност. При наличие на преписка документът се регистрира като междинен към съответния номер на преписката;
  • сканира се и се насочва в АИС и се разпределя за изпълнение, като екземпляр се връща на изготвилия документа;
  • служителят, изготвил документа, следи за изпълнението и приключването му в

АИС.

  • Като входящи документи в АИС се регистрират и нормативни/ръководни документи, издавани в Община Момчилград, като вътрешни правила, инструкции, решения, планове, отчети и др., регламентиращи дейността на общината и административните структури, при следните правила:
  • регистрационния индекс се поставя в зависимост от предназначението на документа;
  • екземпляр от документа се предава на Секретаря на Общината.

Глава четвърта

ОБЩА ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА И ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ МЕЖДУ ОБЩИНСКИТЕ СТРУКТУРИ

Чл.19. (1) Всички документи, адресирани до Председателя на Общински съвет Момчилград, Кмета на Община Момчилград, комисиите на Общинския съвет, общинските съветници, структурите на общинската администрация и общинските предприятия се приемат и предават само чрез деловодните звена на сектор ЦАО, с изключение на тези по чл.2, ал.1, т. 3 и 4. В отдел МДТ чрез АИС „Архимед“ се обработват само документи получени/изпратени чрез интегрираните в АИС модули на ССЕВ и СЕОС.

  • Кореспонденцията, която следва да се получава/предава от ЦАО в Деловодството и обратно, се подготвя от служителите в тези звена и се експедира ежедневно в 10.30 ч. и
  • ч., от служител от ЦАО по график.
  • Кореспонденцията от/за структурите на общинската администрация се приема/ предава чрез Деловодството на сектор ЦАО. Време за предаване/приемане на кореспонденцията от 09,00 ч. до 12.30 ч. и от 13.00 ч. до 16.30 ч.
  • Кореспонденция, която се изпраща/получава чрез пощенски оператор, се подготвя и ежедневно се предава от дежурен служител от Деловодство в 14.30 ч, а се получава от дежурен служител от ЦАО/куриер в 09.00 ч. и 14.00 ч.
  • Финансово-счетоводните и статистически документи (с изключение на придружаващите ги писма) се водят на отделен отчет в отдел ФСД при спазване на съответните нормативни изисквания.
  • Договорите за обществени поръчки с юридически и физически лица се завеждат в специален регистрационен дневник и се съхраняват в досиета заедно с всички принадлежащи документи от определено длъжностно лице от отдел ФСД.
  • Договорите за отдаване под наем на общински сграден фонд, за продажба на не­движими имоти се завеждат в специални регистрационни дневници и се съхраняват от упълномощени длъжностни лица в отдел ФСД.

Чл.20. (1) Първоначалното регистриране на входящите документи се извършва в деня на тяхното получаване, а на изходящата кореспонденция - в деня на предаването й, ако е предадена до 16,30 ч.

  • Документите, адресирани до Общински съвет Момчилград и получени в ЦАО, се сканират в АИС от служителите в ЦАО.

Чл.21. (1) Получената от ЦАО в Деловодството кореспонденция се разпределя като:

  • входящите документи по административни услуги, въведени в АИС, се получават и обработват от ръководителя или служителя, към който са насочени съгласно утвърдената технологична карта за всяка услуга;
  • всички други входящи документи, с изключение на кореспонденцията на Общинския съвет, се предават за резолюция на Кмета или Секретаря на Общината, който ги резолира до служител по своя преценка;
  • входящите документи за Общинския съвет се предават на отдел ХД срещу подпис в опис.
  • Кметът на Общината/Секретарят на Общината преглежда и резолира документите по ал.1, т.2, като ги насочва към компетентните длъжностни лица. Секретарят на Общината насочва резолираните документи чрез АИС и ги предава в Деловодството за сканиране и предаване на компетентните длъжностни лица.
  • Резолираните за Кмета на Община Момчилград документи се предават веднага и се сканират след резолирането им от Кмета на Общината.
  • Кметът на Общината, зам.-кметовете, директорите на дирекции, началниците на отдел пренасочват чрез резолюция изпълнението на задачите по даден документ към конкретен изпълнител.
  • Резолюцията се поставя върху самия документ и трябва да определя изпълнителя, задачата и срока за изпълнение, както и да съдържа датата на резолирането и подписа на резолиращия.

Чл.22.    (1) Резолираните документи се предават в Деловодството, където служителите ги пренасочват и сканират. Текстът на резолюцията не се преписва в АИС, а се записва: „съгласно резолюцията“.

  • Документът се предава на изпълнителя/следващия резолиращ в същия ден чрез оторизиран служител на съответния отдел срещу подпис в опис.
  • На хартиен носител се размножават минимално необходимия брой екземпляри, като всеки отговорен по преписката служител може да получи копие по електронна поща или да отвори сканирания документ от АИС „Архимед” и да се запознае със съдържанието.
  • Поименното разпределение и движение на служебните преписки до ниво началник на отдел задължително се отбелязва в АИС на Общината.

Чл.23. (1) Когато с резолюция са определени повече от един изпълнители, отговор­ността за изпълнението на задачата е на всички посочени лица.

  • Всички изпълнители на задачи са длъжни да изпратят становището си на резо­лиращия в срок, който е не по-кратък от един работен ден преди крайния срок.
  • Когато с резолюция е определен повече от един изпълнител на една задача или обвързана кореспонденция, изискваща отговор, водещ организатор и контролиращ изпълнението в срок е първият посочен изпълнител или на изрично посоченият като водещ изпълнител в сътрудничество с всички останали, посочени в резолюцията лица. Отговорният за изпълнението на задачата изпълнител осъществява необходимата съгласуваност с всички останали, посочени в резолюцията лица, които задължително му изпращат своето становище по въпроси от съвместна компетентност и подписват като съгласували общия документ.

Глава пета

КОНТРОЛ ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ И ИЗПЪЛНЕНИЕ НА

ЗАДАЧИТЕ

Чл.24. (1) Общинската администрация задължително използва АИС с активирани функции за контрол по изпълнението на сроковете за осъществяване на административното обслужване.

  • Контролната дейност обхваща постоянна проверка за точното спазване на сроковете, качеството, законосъобразното оформяне на документите и се осъществява от:

Кмета на Общината, заместник-кметовете, кметовете на кметства, кметските наместници, Секретаря на Общината, директорите на дирекции, началниците на отдели и началниците на сектори.

  • Контрол може да се осъществява и от страна на клиентите - физически и юриди­чески лица, посредством деловодна справка за движението на преписката им в АИС чрез интернет страницата на Община Момчилград, раздел „Виртуално деловодство” или лично - в ЦАО (за заявленията, подадени в ЦАО).
  • Обект на контрол по изпълнението на сроковете и задачите са:
  • задачите и сроковете, произтичащи от нормативни актове и документи на централните държавни органи;
  • задачите, произтичащи от решения на Общинския съвет;
  • задачите и дейностите, произтичащи от влезли в сила заповеди, договори, правила, писмени указания, инструкции и др., подписани от Кмета на Общината или оправомощени длъжностни лица, регистрирани в АИС, както и от нормативни документи, отнасящи се до дейността на административните звена в Общината;
  • резолюции, поставени от Кмета на Общината, зам-кметовете, Секретаря на Общината, директорите на дирекции, началниците на отдели и началниците на сектори.
  • Нормативно определеният срок за изпълнение започва да тече от деня, следващ деня на регистрация. Служителите са длъжни да спазват следния ред:
  • когато с текста към документа (резолюцията) или нормативно не е определен срок за изпълнение, произтичащите от документа задачи трябва да бъдат изпълнени в седем­дневен срок от датата на възлагането им;
  • когато срокът е определен в дни и не е фиксирана крайната дата на изпълнение, срокът се изчислява в календарни дни и започва да тече от първия ден след деня, в който документът е резолиран. Срокът изтича в последния му ден /включително/. В случай, че последния ден на срока е неприсъствен, срокът изтича в първия присъствен ден след него;
  • документи с неотложен характер се обработват в деня на получаването им;
  • преките изпълнители или временно заместващи ги са задължени да изпълняват качествено и в срок възложените им задачи, както и да сигнализират възложителя при очертаващо се неизпълнение или закъснение.
  • При възникване на обективни обстоятелства, възпрепятстващи изпълнението в срок, същият може да бъде удължен по преценка на резолиращия, което се отразява в АИС.
  • Промяна в срока за изпълнение на задачата може да се прави и от прекия ръководител, но само след докладна записка от изпълнителя за причините, които възпрепятстват изпълнението.
  • При изпълнение на задачата в определения срок, в АИС се отразява, че задачата е приключена.
  • Органите по сроков контрол осъществяват периодични проверки във връзка с документооборота.

Глава шеста

ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ ЗА СЪЗДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ

Чл.25. (1) При подготовката и създаването на документите служителите, които изготвят документа, трябва да осигурят:

  • обоснована, достоверна и убедителна мотивировка с точна и ясна формулировка;
  • правилно оформяне на новосъздадените документи в съответствие с БДС 6.04.1­85 и спазване на граматичните правила;
  • използване образци на готови документи (заявления/искания), регламентирани в нормативни документи;
  • предаване на материалите за копиране и размножаване.
  • За правилното оформяне на документите отговарят съответните ръководители на структурни звена.
  • След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения и изменения.

Чл.26. (1) Подготовката на организационно-разпоредителни документи се извършва под ръководството на:

  • ръководителя на структурното звено, на което е възложено изпълнението;
  • посоченото на първо място в резолюцията длъжностно лице, когато подготовката е възложена на няколко длъжностни лица;
  • ръководителя на работната група или председателя на комисия, когато подготовката е възложена на работна група или комисия.
  • При подготовката на организационно-разпоредителни документи с нормативен характер се спазват изискванията на Закона за нормативните актове.
  • Заповедите се издават само от:
  • Кмета на Общината, а при негово отсъствие - от определено със заповед лице за заместване, както и от лица, на които Кметът на Общината е делегирал свои правомощия в предвидени от закона случаи;
  • Главния архитект на Общината, според правомощията му по Закона за устройство на територията на страната (ЗУТ), а при негово отсъствие- от определено с негова заповед лице за заместване на основание §1 ал. 4 от Допълнителните разпоредби на ЗУТ;
  • Проекто-заповед се подготвя:
  • по нареждане на Кмета на Общината;
  • по инициатива на заместник-кмет, Секретаря на Общината, Главния архитект или ръководител на структурно звено, придружена с докладна записка, отразяваща обективното състояние.
  • Изготвената проекто-заповед се съгласува с:
  • прекия ръководител;
  • ресорния ръководител относно целесъобразността и стиловото оформяне;
  • главния счетоводител относно заповеди, касаещи финансови средства;
  • юрисконсулт от отдел ПНО относно законосъобразността на посоченото правно основание;
  • заповед с вътрешно-организационен и служебен характер се съгласуват и със Секретаря на Общината;
  • съгласуването става в посочения по-горе ред с полагане на подписи.
  • За официален документ (заповед) се изготвя екземпляр, който съдържа само подписа на Кмета на Общината.
  • При предаване за подпис от Кмета на Общината двата екземпляра от заповедта са неразделни.
  • Подписаната и подпечатана заповед се регистрира и сканира в АИС, с определен регистрационен индекс и пореден номер, според Ведомствената номенклатура и дейността, за която се отнася, като:
  • регистрирането се извършва от служител от Деловодството, на когото е възложена тази дейност в длъжностната му характеристика;
  • заповедта се вписва и в регистър/книга на хартиен носител.
  • Оригиналът на заповедта (със съгласувателните подписи) след подпечатване се съхранява на хартиен носител, текущо в деловодството до предаването в архив, а копия/екземпляри от официалния документ се предоставят, както следва:
  • на служителя, изготвил заповедта;
  • на служителя, определен за контролиращ на изпълнението;
  • на ресорния зам.-кмет и Секретаря на Общината;
  • на заинтересованите лица, посочени в заповедта.
  • В случаи, регламентирани в нормативен документ, на заинтересовани физически и юридически лица, извън общинската администрация, може да се предостави екземпляр от заповед на хартиен носител с мокър печат. В тези случаи:
  • връчва се с писмо, придружено с обратна разписка;
  • изпраща се в ЦИО за получаване лично;
  • изпраща се чрез ССЕВ (при заявяване);
  • при наличието на нормативно изискване за заплащане на такса, връчването се извършва след заплащане на таксата по съответния ред.
  • Заповед по кадрови въпроси се подготвя от звено „Човешки ресурси”. Съгласува се с юрисконсулт и Секретаря на Общината и се подписва от Кмета на Община­та. Заповедта не се завежда в АИС, а в звено „Човешки ресурси”, вписва се в регистър с последователен номер и се съхранява на хартиен носител. Екземпляр от заповедта се предоставя на заинтересованото лице срещу подпис.
  • При изменение или отмяна на заповед, служителят по ал.8 т.1 нанася корекция в АИС (отбелязва номера на коригиращата/отменяща заповед) и прави връзка между двете заповеди - коригирана/коригираща, отменена/отменяща. Отменените заповеди се приключват в АИС.
  • Заповедите за командировки се подготвят от съответните служители в два екземпляра, след съгласуване с прекия ръководител и се представят за подпис на Кмета на Общината, заедно със съгласувателния документ.
  • Служителят по ал.8 т.1 регистрира подписаната и надлежно попълнена с всички реквизити командировъчна заповед в специален регистър с пореден номер.

Чл.27. (1) Кметовете на кметства издават организационно-разпоредителни документи в изпълнение на правомощията си по чл.46 от Закона за местното самоуправление и местната администрация и в предвидените от закона случаи.

  • Всички кметовете на кметства в Община Момчилград ежемесечно в срок до 5-о число да представят в отдел „Правно и нормативно обслужване” по един екземпляр (оригинал) от всички издадени актове в изпълнение на своите правомощия.
  • Актовете по ал.2 се съхраняват до 31 декември на текущата година от техническия сътрудник на отдел „Правно и нормативно обслужване”, след което се предават в Учрежденския архив.

Чл.28. (1) Служебните писма имат следните реквизити:

  • адресни и хронологични данни;
  • регистрационни данни;
  • встъпително учтиво обръщение;
  • текст на писмото;
  • бележки за приложения;
  • учтива форма за заключение.
  • Изготвянето и подписването на изходящата кореспонденция се извършва, както

следва:

  • оригиналните изходящи документи се съставят и оформят на официална бланка на Община Момчилград, която съдържа емблемата (логото) и името на Община Момчилград/кметството, както и данни за кореспонденция и контакти - пощенски код, административен адрес, телефони, факс и електронен адрес;
  • адресните данни на получателя се изписват в горната дясна част на документа;
  • с главни букви се пишат: наименованието на получателя, обръщението към получателя, наименованието на реквизитите: „ОТНОСНО” или „ЗА”, „СЪГЛАСУВАНО”, „ПРИЛОЖЕНИЯ”, „УТВЪРЖДАВАМ”;
  • на отделен ред, в началото на всеки изходящ документ по образувана преписка се вписва № на писмото, на което се отговаря (На Ваш №). ако писмото се отнася до съществуваща наша преписка се вписва и номера на преписката (Към Наш №);
  • в рубриката „ОТНОСНО” или „ЗА” се записва накратко за какво се отнася документа;
  • основният текст на документа се разполага на цялата страница, като се спазват правилата за въвеждане на нови редове с едно отстояние надясно и винаги се подравнява двустранно;
  • име, длъжност и подпис на Кмета на Общината /кмета на кметство/ кметския наместник или упълномощено от него лице се разполагат в долния десен край на последната страница;
  • в долния ляв ъгъл на последната страница се вписват реквизитите „Съставил” и „СЪГЛАСУВАНО”, които се състоят от наименованието на реквизита, длъжността на съставителя или съгласуващия и неговия подпис с разшифровката му (лично име и фамилия);
  • когато в подготовката на изходящата кореспонденция участват две и повече структурни звена, тя се съгласува и от директорите на дирекции/самостоятелни отдели, посочени на второ и последващи места в резолюцията;
  • реквизитите „Съставил” и „СЪГЛАСУВАНО” се поставят само на екземплярите, които остават в Деловодството и при служителя, изготвил документа. За адресата се изготвя отделен документ, който се подписва само от Кмета на Общината/кмета на кметство/кметския наместник или упълномощено от него лице;
  • към представените за подпис документи, длъжностното лице, съставило документа, прилага и преписката (ако има такава), във връзка с която е подготвен;
  • документите, внасяни за подпис при Кмета на Общината трябва да бъдат окомплектовани в папки, на които е написано наименованието на структурното звено, в което са изготвени;
  • изходящата кореспонденция се подписва от Кмета на Общината/кмета на кметство/кметския наместник или от упълномощено от него длъжностно лице. Изключение от този ред се допуска само за документите, изготвяни от нормативно определени длъжностни лица в сферите на тяхната компетентност;
  • при отсъствие на Кмета на Общината, изходящата кореспонденция се подписва от зам.-кмета, който го замества. При такива случаи на мястото за подпис се записва: „за Кмет на Община Момчилград, съгласно Заповед №../дата” и името на зам.-кмета;
  • изходящите документи се съставят в толкова екземпляри, колкото са получа- телите/заявителите, един екземпляр за архивиране и един за съставителя, ведно с всички съпровождащи документи (ако има такива);
  • изходящи документи, изпратени в отговор на вече образувана преписка се извеж­дат към регистрационния индекс на образуваната преписка с датата на извеждане.
  • За осигуряване на правилното класиране и обвързване на преписките един екзем­пляр от изходящите писма се съхранява текущо в Деловодството до приключване на календарната година, след което се предава за съхранение в архив.
  • Изготвянето, подписването и регистрирането на изходящата кореспонденция на Общински съвет - Момчилград се осъществява по ред, определен от Председателя на Общинския съвет.
  • Изготвянето, подписването и регистрирането на изходящата кореспонденция на кметовете на кметства и кметските наместници се осъществява по ред, определен от кметовете на кметства и кметските наместници, при спазване на общите разпоредби на ал.2.

Чл.29. (1) Докладна записка се изготвя за съобщаване на информация, засягаща важни въпроси, обвързани с изпълнението на служебните задължения и съдържа конкретни предложения по значими въпроси.

(2) Съдържанието на докладната записка включва:

  • адресата, до когото е насочена;
  • автор на докладната записка - трите имена и длъжност;
  • наименованието „ДОКЛАДНА ЗАПИСКА”;
  • рубрика: „ОТНОСНО” или „ЗА” в която се записва накратко съдържанието;
  • точно изложение на причините за нейното съставяне;
  • аргументирано изброяване на фактите или съображенията в подкрепа на тезата на

автора;

  • предложение, като думата: „ПРЕДЛАГАМ” се пише на нов ред;
  • посочват се датата и мястото и се подписва от автора.
  • Докладната записка задължително се завежда в Деловодството.

Чл.30. В случаите на електронно изпращане на изходящи документи чрез сканиране, изпращането им се удостоверява чрез разпечатка от АИС, удостоверяваща изпращането. Разпечатката се прилага към оригинала на изходящото писмо, който се съхранява при служителя до предаването му в служебния архив.

Чл.31. Документите, които са препис, препис-извлечение или копие на оригиналния документ носят обозначението „Препис” или „Копие”, поставено в горния десен ъгъл на първата страница на документа. Обозначението „Вярно с оригинала” се поставя (когато това е необходимо) на всяка страница на документа, придружено с дата, подпис и печат на удостоверяващия, а на последната страница подписът следва да е придружен от длъжността и имената на удостоверяващия.

Чл.32. (1) Заверен препис от документ се издава на външни юридически и физически лица, само след писмено искане и в съответствие със закона.

  • Заверяването на преписи от документи се извършва по компетентност от дирек­торите на дирекции, началниците на отдели или от упълномощени от тях длъжностни лица.
  • Копия и преписи от документи по реда и условията на Закона за достъп до обществена информация се предоставят без заверка „Вярно с оригинала” и “Вярно”.
  • Оригинали на документи в случаите, определени в закон, се предоставят на компетентни институции по реда на чл.36.

Глава седма

ОБМЕН НА ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТИ МЕЖДУ ОБЩИНА МОМЧИЛГРАД И ОБЩИНСКИ СЪВЕТ МОМЧИЛГРАД

Чл.33. (1) При подготовката и създаването на документи, свързани със заседанията на Общинския съвет се спазват разпоредбите на Правилника за организацията и дейността на Общински съвет-Момчилград (ОбС Момчилград), неговите комисии и взаимодействието му с общинската администрация.

  • Документите за обсъждане, които се внасят в Общинския съвет трябва да са оформени с реквизити „Съставил” и „СЪГЛАСУВАНО” на екземпляра, който се внася.
  • Проектите за решения на Общинския съвет трябва да бъдат обосновани, с точна и ясна формулировка.
  • В предложенията до Общински съвет - Момчилград за извършване на разпоредителни сделки с имоти - общинска собственост, задължително се описват: акт за общинска собственост, данъчна оценка за текущата година и други документи, предвидени в закон.
  • Отдел „Местно самоуправление”:
  • осигурява деловодното обслужване на ОбС Момчилград и на неговите комисии и кореспонденцията на Общинския съвет;
  • осигурява техническото размножаване и изпращане на материалите и поканите за заседания на съвета и неговите комисии;
  • осигурява воденето на протоколите и на присъствените книги от заседанията на съвета и на комисиите.
  • изпраща в седемдневен срок след провеждане на заседание на Общински съвет Момчилград протокола от проведеното заседание на Областен управител Момчилград и Районна прокуратура Момчилград, а решенията - на Кмета на Община Момчилград и на Секретаря на Община Момчилград, за публикуване;
  • публикува нормативните актове, приети от ОбС Момчилград и протоколите от проведените заседания на Общинския съвет на уеб сайта на Община Момчилград: momchilgrad.bg в раздела на ОбС – Момчилград;
  • опазва печатите и щемпелите на ОбС Момчилград;
  • опазва архива на ОбС Момчилград за срока по чл.22, ал.3 от Закона за местното самоуправление и местната администрация, след което го предава за съхранение в Учрежденския архив на Общината.
  • Кореспонденцията между ОбС Момчилград и общинската администрация се регистрира и сканира (с изключение на преписката по чл.20 ал. (2) в АИС „Архимед” в деловодството в ЦАО.

Чл. 34. (1) Общинският съвет упражнява текущ и последващ контрол върху изпълнението на приетите от него актове и решения.

  • Всички питания на общински съветници се адресират до Кмета на Община Момчилград, а всички писмени отговори на питания се внасят в ОбС Момчилград от Кмета на Община Момчилград чрез Председателя на ОбС Момчилград до съответния общински съветник.
  • Питането на общински съветник се регистрира в АИС „Архимед” и се предава на Кмета на Община Момчилград за резолиране.
  • Резолираното от Кмета на Общината питане се сканира и предава срещу подпис на определения с резолюцията отговорен за изпълнението служител, който изготвя отговор от Кмета на Общината, като го съгласува със съответния ресорен заместник-кмет или Секретаря на Общината.
  • Отговорът на питането се предоставя в деловодството в ЦАО за регистриране в АИС „Архимед”, след което се предоставя в отдел ХД, като на втория екземпляр се поставя входящ номер за получаването му.

Чл.35. (1) Решенията на ОбС Момчилград в тридневен срок от получаването им се насочват от Секретаря на Общината съобразно компетентността:

  • към директорите на дирекции, началниците на отдели и началниците на сектори за изпълнение;
  • към директорите на общински предприятия;
  • ръководителите на самостоятелни структурни звена.
  • Служителите, към които актовете по ал.1 са насочени за изпълнение са длъжни точно и в срок да изпълнят възложената задача, както и да предоставят контролно-отчетна карта на Секретаря на Общината.
  • Решенията на Общинския съвет се въвеждат/входират в АИС в седемдневен срок от получаването им от началник отдел АИО или от упълномощено от него длъжностно лице.
  • Въз основа на отчетите по ал.2 Секретарят на Общината изготвя отчети за изпълнението на решенията и ги представя на Кмета на Общината.

Чл.36. При постъпване на жалба, писмо, заповед за оспорване на решение на Общинския съвет или наличие на висящо съдебно дело по повод такова, в тридневен срок от постъпването им, Председателят на Общински съвет Момчилград изпраща уведомление до Кмета на Община Момчилград. В същия срок Председателят на Общински съвет - Момчилград уведомява Кмета на Община Момчилград и за влезли в сила съдебни актове относно оспорването на решения на Общински съвет - Момчилград.

Глава осма

ИЗПОЛЗВАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ПЕЧАТИТЕ

Чл.37. (1) Печатите на Община Момчилград се утвърждават със заповед на Кмета на Община Момчилград и имат съдържание и предназначение, съгласно Приложението към заповедта.

  • Кметовете на кметства съхраняват печатите на кметствата и ги полагат върху документи само с техния подпис, а печата с държавния герб - единствено върху оригиналите на актове по гражданско състояние.
  • Печатите на Община Момчилград се водят на отчет в специална книга, която се води надлежно от упълномощено със заповед на кмета лице. В Книгата се вписват и печатите на кметовете на кметства и кметските наместници.
  • Длъжностните лица, упълномощени да съхраняват и ползват печатите на Община Момчилград се определят със Заповед на Кмета на Общината. За наличието, съхранението и използването на печатите отговаря персонално длъжностното лице, което ги е получило с приемо-предавателен протокол в два екземпляра. Копие от протокола се представя на Секретаря на Община Момчилград.
  • В случай на изгубване или кражба на печати и щемпели, както и злоупотреба с тях, служителите, отговарящи/работещи за/с печатите трябва незабавно да уведомят прекия ръководител/кмета на кметство, Секретаря на Общината.
  • Секретарят на Общината или кметът на кметство уведомява незабавно полицейските органи за случаите на изгубване или кражба на печати и щемпели, както и за всяка злоупотреба с тях.
  • На виновните длъжностни лица, които са допуснали нарушения по съхранението, ползването и отчетността на печатите и щемпелите се налагат дисциплинарни наказания от Кмета на Общината.
  • Виновните лица, извършили престъпление във връзка с използване на печати и щемпели носят отговорност по Наказателния кодекс.

Чл.38. (1) Длъжностните лица по чл.37, ал.4 подпечатват документите, подписани от оправомощени длъжностни лица, след като са проверили автентичността на подписа. Забранява се подпечатването на документ без подпис. Печатът се поставя върху част от длъжността на подписващия и върху част от неговия подпис.

  • На подпечатване подлежат всички екземпляри, оформени на хартиен носител, включително оставащите на съхранение в структурните звена.
  • Печати на хартиения носител, на документи изпращани чрез СЕОС и ССЕВ, се поставят след изпращането им.
  • Забранено е изнасянето на печатите извън структурните звена, в които те се из­ползват и съхраняват, както и предоставянето им за ползване на други лица, освен отразе­ните в книгата. Изключение от тази забрана се допуска с изрично писмено разрешение на Кмета на Общината.
  • Със заповед на Кмета на Общината излезлите от употреба печати се унищожават от комисия с протокол, върху който се правят и отпечатъци на унищожените печати. В случаите, когато е унищожен печат с изображение на държавния герб, препис от протокола се изпраща на Областния управител.
  • При възникнала необходимост от изработване на нови печати, директор на дирекция представя на писмена заявка, съгласувана от съответния ресорен заместник-кмет на община Момчилград и Секретаря на Община Момчилград и одобрена от Кмета на Община Момчилград.
  • Ежегодно се организира проверка за наличността и условията за съхранение и опазване на печатите и до 31 януари изготвя доклад до Кмета на Общината.

Глава девета

АРХИВИРАНЕ И СЪХРАНЯВАНЕ НА ДОКУМЕНТАЛНИЯ ФОНД НА

ОБЩИНАТА

Чл.39. (1) Текущото и архивно съхраняване на документите се извършва в съответ­ствие с изискванията на Закона за националния архивен фонд и Наредба за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, Вътрешните правила за дейността на учрежденския архив и настоящите Вътрешни правила, под непосредственото ръководството на началник отдел ГРАО, началник отдел МДТ и началник отдел КП.

  • Достъпът и правата за работа с документите в архивните помещения се предоставя на:
  • длъжностно лице на който функционалните задължения са свързани с тази дейност и това е изрично посочено в длъжностната му характеристика;
  • упълномощени със Заповед на Кмета на Общината длъжностни лица;
  • началник отдел ГРАО, началник отдел МДТ и началник отдел КП осъществяват методическа помощ на структурните звена от Общината, за правилното оформяне, подготовка за предаване и организация на съхранението в архив на всички документи на община Момчилград. Посочените длъжностни лица организират и контролират цялостната дейност на Учрежденския архив на община Момчилград.
  • Организацията и контрола по текущото съхранение, подготовка за предаване и предаване в архив на документите се осъществява от ръководителите на административни структури (директори на дирекции, ръководителите на общински предприятия, началници на отдели и сектори).
  • Общ контрол на цялостната дейност по архивната дейност се осъществява от председателите на Постоянно действащи експертни комисии (ПДЕК), определени с заповед на Кмета на общината, кметовете на кметства, кметските наместници и Секретаря на Община Момчилград.

РАЗДЕЛ I
Текущо съхранение

Чл.40. (1) В Деловодството на Община Момчилград се извършва текущо съхраняване за съответната календарна година на:

  • екземпляр от изходящата кореспонденция, ;
  • обявленията по ТСУ;
  • заповедите и регистрите/книгите за вписването им;
  • екземпляр от жалби и сигнали, отговорите по тях и регистъра за воденето им;
  • вътрешни правила и др. документи по ръководната дейност на Общината.
  • Всички останали документи, възникващи в резултат на дейността и във връзка с осъществяването на функциите на структурните звена от общинската администрация, се съхраняват текущо от самите тях - до приключване на оперативната работа със самите документи, като същите се групират в дела, формирани по хронологичен или предметен принцип според номенклатурата на делата.
  • При напускане на служител от общинската администрация се извършва приемо- предаване на съхраняваните от него документи и водените от него регистри на хартиен и електронен носител с протокол и опис, в присъствието на съответния ръководител на структурно звено и Секретаря на Общината. Оригиналният протокол се съставя в два екземпляра - по един за двете страни, а по едно копие се предоставя на ръководителя на звеното и Секретаря на Общината- за личното досие на напускащия служител.
  • Отговорност за приемо-предаването по т.3 носи ръководителят на структурното

звено.

Чл.41. Систематизацията на документите се извършва в дела в съответствие с утвърдената Номенклатура на делата със срокове на съхранение на Община Момчилград, като:

  • Делото представлява съвкупност от документи или отделен документ/книга, съхранявани в отделна папка и отнасящи се към определен въпрос или група от въпроси, свързани с пряката дейност на съответното структурно звено. Делото съдържа документи с еднакъв срок на съхранение.
  • Оформянето на делата започва от момента на тяхното образуване и завършва непосредствено след приключване на текущото им съхранение. Оформянето на документите, които следва да се включат в делата включва: прочистване от чернови и незаверени ксерокопия; подреждане по хронология на документите и проверка наличието върху тях на дати, подписи на длъжностните лица и печати. Документите в подготвените дела се номерират. Особено внимание да се отделя на подготовката на документите със срок на съхранение „ПОСТОЯНЕН” (подлежащи на предаване в състава на Националния архивен фонд) и със знак „ЕКСПЕРТНА КОМИСИЯ”(ЕК) към срока на запазване.
  • Окончателното оформяне на делата включва: изписване на корицата на делата на наименованието на учреждението „Община Момчилград”, наименование на делото, индекс и срок на запазване по последната номенклатура на делата и поставяне на заверителен подпис;
  • Завеждащият учрежденски/технически архив и назначеният отговорник от отдел ГРАО приема делата, като ги проверява по списъка, съобразен Номенклатура на делата със срокове на съхранение на Община Момчилград, преглежда тяхното оформяне и подписва представения от предаващия приемо-предавателен протокол в два екземпляра. Ако те не отговарят на регламентиращите документи и изисквания, се връщат за допълнително оформяне.

Чл.42. Не се разрешава изваждането на документи от делата за ползване извън сгра­дата на Община Момчилград и сградите, определени за архивохранилища. В изключителни случаи, с разрешение на Кмета на Общината могат да се вземат за определен срок, като копие от документа се остави в папката, заедно с писмото, въз основа на което е изискан документа. След ползването, оригиналът задължително се връща в делото.

РАЗДЕЛ II

Съхраняване на документите в архива на Общината

Чл.43. (1) За организиране, съхраняване и използване на документите, с които е приключила текущата работа в Общината, се поддържа учрежденски архив. Организацията и дейността на Учрежденския архив се регламентира с Вътрешни правила, съгласувани с Началник отдел „Държавен архив” и утвърдени от Кмета на Общината.

  • Срокът за запазване на документите, отразяващи административната дейност на общинската администрация, е 20 години, освен ако в закон не е определен друг срок.
  • За архива на Общината се осигуряват подходящи помещения с условия за прие­мане, съхраняване и при необходимост използване на документите.
  • Постоянно действаща експертна комисия, назначена от Кмета на Общината, ежегодно проверява наличността, условията за съхранение и опазване на документите и изпълнява изискванията на Закона за опазване на Националния архивен фонд и подзаконовите нормативни актове във връзка с изготвяне на номенклатури на делата, списъци на видовете документи със срокове за тяхното съхранение, експертиза на ценностите на документите и съставяне на актове за унищожаване на документи.
  • В архива на Общината се приемат приключилите до 31 декември на текущата година дела от деловодството и структурните звена, но не по-късно от 30 юни на следващата календарна година. В архива се съхраняват следните видове документи, подлежащи на дългосрочно и постоянно запазване:
  • изходящи служебни документи;
  • заявленията и писмата, въз основа на които е издаден определен документ, заедно с екземпляр от него;
  • заповедите на Кмета на Общината, без тези от текущата година;
  • разплащателните ведомости на Общината и счетоводните документи на ликвиди­раните общински учреждения и предприятия;
  • личните досиета на напусналите и освободени служители от общинската администрация;
  • счетоводните регистри и отчети и документите за данъчен контрол и финансов

одит;

  • регистрите за гражданско състояние, молбите - декларации за издаване на удостоверения за наследници, заявления за постоянен и настоящ адрес и други документи, издавани от отдел „Гражданска регистрация”;
  • специализираните карти, общите и подробните устройствени планове, кадастрални регистри;
  • протоколите на Общинския експертен съвет по устройство на територията;
  • разрешенията за строеж;
  • печатни издания, свързани с пряката дейност на Общината и съдържащи ръководни и методически указания;
  • решения и протоколи на Общински съвет - Момчилград.
  • Предаването на документите се извършва чрез описи и по номенклатура на

делата.

  • Групираните в дела документи се предават за съхранение в същия порядък, в който са подредени за текущо запазване, съобразно номенклатурата.
  • За осигуряване на всестранно използване на документите за справочни и научно­изследователски цели в архива на Общината се създават; класификационна система, номенклатура на делата, описи, каталози и указатели.

Чл.44. Документите по изпълнението на проекти, финансирани със средства на Европейския съюз, се съхраняват и архивират в специално помещение, като за всеки проект се води отделно досие. Отговорност за съхранението им носят ръководителят на проекта, началник на отдел „Разработване на проекти“ и началник на отдел „Наблюдение и контрол на проекти и програми“.

Чл.45. (1) Разплащателните ведомости и личните досиета се съхраняват в продълже­ние на 50 (петдесет) години от датата на съставянето им.

  • Документи за трудов стаж се издават след подаване на заявление и заплащане на цена за административна услуга, съгласно нормативните документи.
  • Непосредствена отговорност за опазване на документите носи определено от Директора на Дирекция „Човешки ресурси“ длъжностно лице.

Чл.46. (1) Счетоводните регистри и отчети се съхраняват в отделно помещение, дос­тъп до което имат само длъжностните лица, определени от Главния счетоводител.

(2) Счетоводните регистри и отчети, както и документите за данъчен контрол и финансов одит, се съхраняват в сроковете, предвидени в Закона за счетоводството. Отговорността за съхранението им е на Главния счетоводител.

Чл.47. (1) Регистрите за гражданско състояние, молбите - декларации за издаване на удостоверения за наследници и заявленията за постоянен и настоящ адрес се съхраняват в специализиран архив, организиран в отделно помещение в Дирекция ГД и ОД, с условия за текуща работа с регистрите.

  • Достъп до регистрите на ГРАО имат само длъжностните лица по гражданско състояние, определени със Заповед на Кмета на Общината и Секретарят на Общината. Регистрите за гражданско състояние се съхраняват в общината 130 /сто и тридесет/ години от съставянето им, след което се предават в отговорно звено „Архив“ Момчилград.
  • Непосредствена отговорност за опазване на документите носи началникът на отдел ГРАО, а контролът се осъществява от Секретаря на Общината и ресорен зам.-кмет.

Чл.48. (1) Към техническите дирекции на Общината се поддържа специализиран технически архив за съхраняване и текущо ползване на материали, общи и подробни устройствени планове, кадастрални регистри, протоколи на Общинския съвет по устройство на територията, издадени разрешения за строеж, проектна и екзекутивна документация. Същите се съхраняват безсрочно.

  • Достъп до архива и права за работа с архивните документи имат само длъжностни лица от съответните дирекции, оправомощени чрез длъжностната си характеристика или чрез писмена заповед, както и Секретарят на Общината, ресорен зам.-кмет, началник на отдел ГРАО и Председателят на ПДЕК за техническия архив и по негови указания членове но комисията.
  • Непосредствена отговорност за съхраняването и опазването на специализирания технически архив носи изрично оправомощено от Кмета на Община Момчилград длъжностно лице, а контролът се осъществява от Председателя на ПДЕК за техническия архив и Директорът на дирекция УТКРЕПП.
  • Организацията и дейността на Техническия архив се уреждат с Вътрешни правила, съгласувани с Началник на отдел „Държавен архив” и утвърдени от Кмета на Общината.

Чл.49. (1) Използването на документите от Учрежденския архив от служители на Община Момчилград или външни потребители се извършва в съответствие с изискванията на Наредбата за реда на организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции.

  • Изнасянето на документи извън сградата на Община Момчилград и сградите определени за архивохранилища, за нуждите на специализирани държавни органи се извършва съобразно действащото законодателство и след писмено разрешение от Кмета на Общината, като се изготвя приемо-предавателен протокол.
  • Длъжностното лице, отговарящо за Учрежденския архив проверява състава и състоянието на документите преди и след тяхното ползване.

Чл.50. Унищожаването на документи от архивните фондове на Общината става само след разрешение на регионалните органи за управление на Държавен архив и при спазване на Закона за защита на личните данни.

РАЗДЕЛ III

Експертиза на ценността на документите и обработка на документите

Чл. 51. На експертиза подлежат всички документи, създадени в Общината или постъпили отвън.

Чл. 52. Текущата експертиза включва:

  • определяне на сроковете за съхранение на документите чрез изготвяне номенклатура на делата и списък на видовете документи;
  • формиране на делата по номенклатурата и подготовката им за предаване в учрежденския архив.

Чл. 53. (1) Междинната експертиза се извършва в учрежденския архив при необхо­димост и в зависимост от утвърдените в номенклатурата срокове.

  • Междинната експертиза се извършва от постоянно действащата експертна комисия.
  • Междинната експертиза включва:
  • заделяне на неценни документи с изтекли срокове за съхраняване;
  • заделяне на документи за постоянно запазване.
  • Неподлежащите на запазване документи се описват в акт за унищожаване по образец, съгласно действащата нормативна уредба, след изтичане на определените срокове на съхраняване.
  • Документите по ал.4 се унищожават при спазване на чл.49 от ЗНАФ. Документите, съдържащи лични данни, се унищожават чрез машинно нарязване или се предават за изгаряне, като това се удостоверява с протокол. Всички останали книжа се предават за вторични суровини и средствата от тях постъпват в бюджета на Община Момчилград, като други неданъчни приходи.
  • Документите, заделени за постоянно запазване се оформят в дела. Делата се описват в работен опис на ценните общо административни документи по образец, съгласно действащата нормативна уредба.

Чл. 54. (1) Окончателната експертиза се извършва в учрежденския архив след изтичане на 20-годишния срок, определен от чл. 46, ал.1 от ЗНАФ и предварително съгласуване с отдел „Държавен архив“, при РДА - Момчилград.

(2) Подготвените от експертната комисия протокол, историческа справка и описи се представят в отдел „Държавен архив“, при РДА - Момчилград за методически контрол от Експертно-проверочна комисия /ЕПК/.

РАЗДЕЛ IV

Предаване в държавен архив

Чл. 55. След нанасяне на корекции в съответствие с решенията на ЕПК, протоколът на експертната комисия, историческата справка и описите, изготвени в три екземпляра на хартиен носител, се подписват от членовете на ПДЕК и се одобряват от Кмета на Общината.

Чл. 56. (1) Описите се утвърждават от началника на отдел „Държавен архив“, при РДА - Момчилград.

(2) Два екземпляра от подготвените документи по чл.48 остават в отдел „Държавен архив“, при РДА - Момчилград, а един екземпляр в Община Момчилград. Копие от протокола по предоставя на Секретаря на Общината.

Чл. 57. Определените за постоянно съхранение документи се предават по утвърдения инвентарен опис в отдел „Държавен архив“, при РДА - Момчилград, срещу разписка за приемане/предаване по образец, съгласно действащата нормативна уредба.

Чл. 58. Подготовката на документите, поставянето им в кутии и транспортирането им до архивохранилището на отдел „Държавен архив“, при РДА - Момчилград се извършва от завеждащите архив длъжностни лица.

ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

  • 1. Настоящите вътрешни правила са разработени на основание чл.2 , ал.1 от Наредбата за обмена на документи в администрацията и в съответствие с чл.13а от АПК и Вътрешните правила за организация на административното обслужване в Община Момчилград с рег.№ РД-37-1/16.07.2020 г., утвърдени от секретаря на община Момчилград.
  • 2. Ръководителите и служителите в общинската администрация са длъжни да познават и спазват разпоредбите на тези Вътрешни правила. Новопостъпилите служители в Община Момчилград след запознаване с настоящите правила подават Декларация за информираност.
  • 3. Неразделна част от настоящите Вътрешни правила са Вътрешните правила за работа със Системата за електронен обмен на съобщения в администрацията на Община Момчилград (утвърдени със заповед № РД 10-1552/29.10.2018 г.) и Вътрешните правила на Община Момчилград при осъществяване на дейностите по получаване и изпращане на съобщения, документи и електронни административни услуги чрез Системата за електронен обмен на съобщения (утвърдени със заповед № РД -10- 113/04.02.2020 г.)
  • 4. Настоящите вътрешни правила се актуализират при всяко изменение на нормативната уредба, регулираща административната дейност и електронното управление в администрацията.
  • 5. За неуредените с настоящите Вътрешни правила въпроси се прилагат разпоредбите на Административнопроцесуалния кодекс, Указа за печатите, Закона за администрацията, Закона за Националния архивен фонд, подзаконовите нормативни актове и други актуални относими документи, уреждащи тази дейност.
  • 6. Контролът по прилагане и спазване на разпоредбите на настоящите Вътрешните правила в Община Момчилград се осъществява от Секретаря на Община Момчилград и директорите на дирекции.
  • 7. Настоящите Вътрешни правила влизат в сила от 01.11.2020 г. и отменят Вътрешните правила за документооборота и информационно-деловодната дейност в Община Момчилград, утвърдени със заповед № РД-10-1439/27.10.2016 г. на Кмета на Община Момчилград, изменена с заповед № РД-10-1578/21.09.2017 г.

pdfВътрешни правила за оборот на електронни документи и документи на хартиен носител

 

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА СЛУЖИТЕЛИТЕ, УКАЗВАЩИ ПРАВАТА И ЗАДЪЛЖЕНИЯТА ИМ КАТО ПОТРЕБИТЕЛИ НА УСЛУГИТЕ, ПРЕДОСТАВЯНИ ЧРЕЗ ИНФОРМАЦИОННИТЕ И КОМУНИКАЦИОННИТЕ СИСТЕМИ НА ОБЩИНА МОМЧИЛГРАД

 

Раздел I

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.1. Настоящите правила се приемат с цел намаляване на риска от инциденти, умишлено или неумишлено предизвикани от служители на Общината, във връзка с Политиката на Община Момчилград за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност.

Чл.2. Наемането на работа в администрацията на Община Момчилград се осъществява в съответствие с приложимите закони и подзаконови нормативни актове, професионалната етика и съобразно изискванията, свързани е дейността им - класификацията на информацията съгласно Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност (Наредбата), до която имат достъп, и предполагаемите рискове.

Чл.З. Служителите се информират за отговорностите и задълженията по отношение на сигурността на информацията при назначаване, прекратяване или промяна на служебните/договорните им отношения с Община Момчилград.

Чл.4. Община Момчилград документира отговорностите на лицата с ясно определени срокове и задължения по отношение на сигурността на информацията.

Чл.5. Мрежовата и информационна сигурност се осигурява посредством:

  • подходящо професионално обучение за повишаване на квалификацията на служителите в съответствие с използваната техника и технологии;
  • периодично инструктиране на служителите за повишаване на вниманието им по отношение на мрежовата и информационната сигурност; инструктажът се прави по утвърден график и се документира по начин, гарантиращ проследяемост.

Чл.6. Контрол на управлението и защитата на достъпа до мрежови връзки и мрежови услуги се извършва от поддържаща фирма, с която Общината има сключен договор, която контролира компютрите, имащи достъп до мрежи и мрежови услуги.

Чл.7, Лицата, които обработват лични данни, използват уникални пароли с достатъчно сложност, които не трябва да се записват или съхраняват онлайн.

Чл.8. Всички пароли за достъп на системно ниво се променят периодично. Лицата, имащи право да заявяват даване, променяне и спиране на достъп, определени във вътрешните правила, правят редовни прегледи на достъпите, но не по-рядко от веднъж в годината.

Чл.9. Всички носители на лични данни се съхраняват в безопасна и сигурна среда - в съответствие със спецификациите на производителите, в заключени шкафове, с ограничен и контролиран достъп.

Чл.10. На служителите на Община Момчилград, които използват електронни бази данни и техни производни (текстове, разпечатки, карти и скици) се забранява:

  • да ги изнасят под каквато и да е форма извън служебните помещения преди извеждане от деловодството (извършване на услуга);
  • да ги използват извън рамките па служебните си задължения;

3. да ги предоставят на-външни. лица без да е заявена услуга.

Чл.11. За нарушение целостта на данните се считат следните действия:

  • унищожаване на бази данни или части от тях;
  • повреждане на бази данни или части от тях;
  • вписване на невярна информация в бази данни или части от тях.

Чл.12. При изнасяне на носители извън физическите граници на Община Момчилград, те се поставят в подходяща опаковка и в запечатан плик.

Чл.1З. Служителите са длъжни да избягват всякакъв риск от достъп до информация от неупълномощени лица, както и до злоумишлен софтуер. Забранено е съобщаването на тайна и чувствителна информация по мобилни телефони на места, където може да стане достъпна за трети страни.

Чл.14. След като повече не са необходими, носителите се унищожават сигурно и безопасно за намаляване на риска от изтичане на чувствителна информация към неупълномощени лица. Физическото унищожаване на информационните носители става със счупване. Предварително се проверят, за да е сигурно, че необходимата информация е копирана и след това цялата информация е изтрита от тях преди унищожаване.

Чл.15. Събирането, подготовката и въвеждането на данни на интернет страницата на Общината се извършва от служителите на общинската администрация в зависимост от тяхната компетентност. На длъжностите лица се създават индивидуални потребителски имена и пароли за достъп, необходими за публикуването и поддържането в актуалност на данни, публикувани на сайта на Общината.

Чл.16. Работното място се оборудва при спазване на изискванията за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд при работа с видеодисплеи.

Чл.17. Сървъри на локални компютърни мрежи се разполагат в самостоятелни помещения съобразно изискванията на правилата за мрежова и информационна сигурност.

Чл.18. Всеки служител отговаря за целостта на компютърната и периферна техника, програмните продукти и данни, инсталирани на компютъра на неговото работно място или ползвани от него на сървъра на локалната компютърна мрежа, съобразно дадените му права.

Чл.19. Забранява се на външни лица работата с персоналните компютри на Община Момчилград, освен на упълномощени фирмени специалисти в случаите на първоначална инсталация на компютърна и периферна техника, програми, активни и пасивни компоненти на локални компютърни мрежи, комуникационни устройства и сервизна намеса на място,

Чл.20. Служителят има право да работи на служебен компютър, като достъпът до съхраняваните данни се осъществява от него с въвеждането на потребителско име и парола. След края на работния ден всеки служител задължително изключва компютъра, на който работи, или го привежда в режим log off;

Чл.21.11ри загуба па данни или информация от служебния компютър, служителят незабавно уведомява поддържащата фирма, отговаряща за информационната и мрежова, сигурност, която му оказва съответна техническа помощ.

Чл.22. Забранява се опити за достъп до компютърна информация и бази данни, до които не са предоставени права, съобразно заеманата от служителя длъжност, както и извършването на какви то и да е действия, които улесняват трети лица за несанкциониран достъп.

Чл.23. При загуба на данни или информация от служебния компютър, служителят незабавно уведомява поддържащата фирма, която му оказва съответна техническа помощ.

Чл.24. Инсталиране и разместване на компютърни конфигурации и части от тях, на периферна техника, на активни и пасивни компоненти на локални компютърни мрежи, на комуникационни устройства се извършва само след съгласуване с поддържащата фирма.

Чл.25. Забранява се използването на преносими магнитни, оптични и други носители с възможност за презаписване на данни за прехвърляне на файлове между компютри, свързани в компютърната мрежа на Община Момчилград.

Чл.26. Архивирана компютърна информация се предоставя само на служители, които имат право на достъп, съгласно заеманата от тях длъжност и изпълнявана задача, при спазване на принципа „необходимост да се знае.”

Чл.27. Достъпът до компютърна информация, бази данни и софтуер се ограничава посредством технически методи - идентификация на потребител, пароли, отчитане на времето на достъп, забрани за копиране, проследяване на несанкциониран достъп.

Чл.28. Достъпът до помещенията, където са разположени сървърите и комуникационните шкафове се ограничава по възможност само до специализиран по поддръжката им персонал.

Чл.29. Поддържащата фирма извършва необходимите настройки за достъп до интернет, създава потребителски имена и пароли за работа е компютърната мрежа и електронната поща на Общината.

Чл.30. Ползването на компютърната мрежа и електронната поща от служителите става чрез получените потребителско име и парола.

Чл.31. Ползването на интернет и служебна електронна поща се ограничават съобразно скоростта на ползвания достъп до интернет, броя на откритите работни места и необходимостта от ползване на тези услуги съобразно служебните задължения на служителите.

Чл.32. Служителите на съответните работни места са длъжни да не споделят своите потребителски имена и пароли с трети лица и носят дисциплинарна отговорност, ако се установи неправомерно ползване на ресурсите на компютърната мрежа, достъпа до интернет или електронна поща при използване на предоставените им потребителски имена и пароли.

Чл.ЗЗ. Ком и кг]'ри те, озъртам и в мрежата на Общината използват интернет само от доставчик., с когото Общината има сключен договор за доставка на интернет-след провеждаме на процедура по реда на ЗОИ.

Ч.п.34. Забранено е свързването па компютри едновременно в мрежата на Общината и в други мрежи, когато това позволява разкриване и достъп до IP адреси от мрежата на Общината и/или е в противоречие с изискванията на Закона за електронното управление (ЗЕУ) и Наредба за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност.

Чл.35. Забранено е инсталирането и използването на комуникатори (като facebook, viber, skype и др. подобни), осигуряващи достъп извън рамките на компютърната мрежа на Общината и създаващи предпоставки за идентифициране на IP адрес на потребителя и за достъп на злонамерен софтуер и мобилен код до компютрите, свързани в компютърната мрежа.

Чл.36. Забранено е съхраняването на сървърите на Общината на лични файлове с текст, изображения, видео и аудио.

Чл.37. Забранено е отварянето без контрол от страна на поддържащата фирма иа:

  • получени по електронна поща или на преносими носители изпълними файлове, файлове с мобилен код и файлове, които могат да предизвикат промени в системната конфигурация, напр. файлове с разширения .ехе, .vbs, .reg и архивни файлове;
  • получени по електронна поща съобщения, които съдържат неразбираеми знаци.

Чл.38. (1) С цел антивирусна защита всички персонални компютри имат инсталиран антивирусен софтуер в реално време, който се обновява ежедневно.

(2) Поддържащата фирма извършва следните дейности:

  • активира защитата на съответните ресурси - файлова система, електронна поща и извършва първоначално пълно сканиране на системата;
  • настройва антивирусния софтуер за периодични сканирания през определен период, но поне веднъж седмично.
  • активира защитата на различните програмни продукти за предупреждение при наличие на макроси и настройва защитната стена на система;
  • проверява за правилно настроен софтуер за автоматично обновяване на операционната система и инсталирания софтуер;

(3) При поява на съобщение от антивирусната програма за вирус в локалната мрежа, всеки служител от съответното работно място задължително информира отговорните лица.    "

Чл.39. Следните допълнителни мерки се прилагат е цел защита от загуба на данни:

  • всички сървъри и устройства за съхранение на данни да са свързани към устройство за непрекъсваемост на ел. снабдяването.
  • при липса на ел. захранване за повече от 10 мин., се стартира процедура по поетапно спиране на сървърите.
  • при срив в локалната компютърна мрежа, всеки потребител следва да запише файловете, които е отворил на локалния си компютър, за да се избегне загуба на информация. При възстановяване на мрежата, всички локално запазени файлове следва да се преместят отново на сървъра и да се изтрият локалните копия.

Чл.40. Информацията, включително тази, съдържаща лични данни, се резервира като автоматизирано и планово се извършва архивиране на цялата работна информация на сървърите и дисковите масиви.

Раздел И

ФУНКЦИИ НА СЛУЖИТЕЛЯ/ЗВЕНОТО, ОТГОВАРЯЩ/О ЗА МРЕЖОВАТА И

ИНФОРМАЦИОННАТА СИГУРНОСТ

Чл.41. Служители, определени в Плана за изпълнение на организационните и технически мерки за повишаваме на нивото на мрежовата и информационна сигурност в Община Момчилград, ръководят дейностите, свързани с постигане на изискуемото по Наредбата ниво на мрежова и информационна сигурност, и целите, заложени в Политиката за мрежова и информационна сигурност на Общината.

Чл.42. За целта те:

  • участват в изготвянето на политиките и документираната информация;
  • следят за спазването на вътрешните правила по смисъла на чл. 5, ал. 1, т. 6 от Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност и прилагането на законите, подзаконовите нормативни актове, стандартите, политиките и правилата за мрежовата и информационната сигурност;
  • консултират ръководството на Общината във връзка с информационната сигурност;
  • ръководят периодичните оценки на рисковете за мрежовата и информационната сигурност;
  • периодично (не по-малко от веднъж в годината) изготвят доклади за състоянието на мрежовата и информационната сигурност в Общината и ги представят на кмета на Общината;
  • координират обученията, свързани с мрежовата и информационната сигурност;
  • организират проверки за актуалността на плановете за справяне с инцидентите и плановете за действия в случай на аварии, природни бедствия или други форсмажорни обстоятелства. Анализират резултатите от тях и организират изменение иа плановете, ако е необходимо;
  • поддържат връзки с други администрации, организации и експерти, работещи в областта на информационната сигурност;
  • следят за акуратното водене на регистъра на инцидентите;
  • уведомяват за инциденти съответния секторен екип за реагиране на инциденти с компютърната сигурност в съответствие с изискването на чл. 31, ал. 1 (уведомяване за инциденти) Наредбата;
  • организират извършването на анализ на инцидентите, свързани с мрежовата и информационната сигурност, за откриване на причините за тях и предприемане на мерки за отстраняването им с цел намаляване на еднотипните инциденти и намаляване на загубите от тях;
  • следят за актуализиране на използвания софтуер и фърмуер;
  • следят-за появата на нови киберзаплахи (вируси, зловреден код, спам, атаки и ■ др.) и предлагат адекватни мерки за противодействието им;
  • организират тестове за откриване на уязвимости в информационните и комуникационните системи и предлагат мерки за отстраняването им;
  • организират и сътрудничат при провеждането на одити, проверки и анкети и при изпращането на резултатите от тях на съответния национален компетентен орган;
  • предлагат санкции за лицата, нарушили мерките за мрежовата и информационната сигурност.

Раздел III

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

  • 1. Ръководителите и служителите в общинска администрация са длъжни да познават и спазват разпоредбите на тези правила.
  • 2. Контролът по спазване на правилата се осъществява от определеното със заповед на кмета отговорно лице за гарантиране на мрежовата и информационната сигурност на използваните информационни системи в общинската администрация.
  • 3. Настоящите вътрешни правила се разглеждат и оценяват периодично с оглед ефективността им, като Община Момчилград може да приема и прилага допълнителни мерки и процедури, които са целесъобразни и необходими с оглед защитата на информацията.
  • 4. Тези правила са разработени на основание чл. 15 от Наредбата за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност и са утвърдени със Заповед № РД- 09-139/31.03.2020 г. на Кмета на Община Момчилград.

 

pdfВътрешни правила за служителите, указващи правата и задълженият им като потребители на услуги

 



ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА АРХИВИРАНЕ И ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА ДАННИ В ОБЩИНА МОМЧИЛГРАД


  • Общ преглед

Методите за архивиране и възстановяване са от съществено значение за опазване и защитата на данните. Всяка загуба на данни поради повреждане, вируси или човешка грешка е загуба на време и ресурси. Освен това, загубата на данни може сериозно да повлияе върху качеството и времето за извършване на услугите от които се нуждаят както гражданите и бизнеса от една страна, така също и други държавни и административни структури от друга страна. Ефективният план за архивиране и поддържането на данните на сървърите е от решаващо значение за работата на Община Момчилград.

  • Цел

Процедурите за архивиране и възстановяване на данни в община Момчилград очертават минималните изисквания за създаване и запазване на резервни копия. Целта на тези процедури е да осигурят успешна възможност за архивиране и възстановяване на критични данни. Тези процедури са в сила, за да подпомогнат и ръководят служителите в Община Момчилград, отговарящи за поддръжката и експлоатацията на софтуера и хардуера.

  • Обхват

Тези процедури се отнасят за служителите в отдел „Канцелария и протокол", отговарящ за поддръжката и експлоатацията на софтуера и хардуера. Процедурите за архивиране и възстановяване

 

включват, но не се ограничават до архивиране и възстановяване на файлови и печатни сървъри, пощенски сървъри, сървъри на бази данни, уеб сървъри. Този процедури не включват архивиране и възстановяване на клиентски работни станции, лаптопи, таблетни компютри или PDA устройства. Данните, намиращи се на твърдите дискове на отделни работни станции, са отговорност на служителите, работещи на тях.

  • Информация, подлежаща на архивиране

Информацията, която подлежи на архивиране е определена според значението което има за изпълнение на целите, отговорностите и задълженията на Община Момчилград.

Задължително се архивират:

базите данни на деловодната система „АКСТЪР", подпомагаща управлението на административната дейност и обхващаща целия процес на обслужване на гражданите и всички специфични административни процеси;

  • базите данни на софтуера за обработка на местни данъци и такси „МАТЕУС”;
  • базите данни на счетоводна система „КОНТО", предоставяща специфични за общинските администрации възможности.
  • базите данни на софтуера ЛБД „НАСЕЛЕНИЕ";
  • базите данни на официалната интернет страница на община Момчилград - momchilgrad.bg.

з

 

Освен посочените бази данни се създават архиви на конфигурационните файлове при актуализиране на фърмуеъра на рутери, телефонни централи, WiFi устройства за пренос на данни и Др.

  • Процедури по архивиране

Сървърните архиви ще се изпълняват всяка работна нощ, с изключение на празниците. Изключение от това правило е архивът на „ АКСТЪР", който ще се извършва в сряда и петък.

Архивите, извършени в петък, ще се съхраняват един месец преди изтриването им. Изключение от това правило е архивът на „АКСТЪР" поради прогресивно растящия размер на базите данни.

Последното резервно копие на всеки месец ще се счита за месечен резерв и се запазва за шест месеца преди изтриването му.

Месечните резервни архиви ще се съхраняват на външен USB твърд диск.

Архивите ще бъдат автоматизирани с изключение на месечните архиви, които ще се извършват и наблюдават от служител на отдел „Канцелария и протокол"

Архивирането на базата данни на ЛБД „Население" се извършва от длъжностните лица по гражданска регистрация в отдел „Канцелария и протокол" по специален ред, в съответствие със Закона за гражданската регистрация и Наредба № РД-02-20-9 от 21 май 2012 г. за функциониране на единната система за гражданска регистрация. Всеки последен работен ден от седмицата последният архив се копира

 

на външен USB носител, като същият в края на работния ден се заключва в металната каса с регистрите по гражданска регистрация.

При установяване на грешки при архивиране незабавно ще бъдат предприети действия за отстраняване на проблема.

Архивиране винаги ще се извършва преди надстройване или промяна на сървър.

  • Процедури при загуба на данни.

При условие, че се установи загуба на данни, оценката и резултатите от анализа на загубите незабавно се докладват на кмета и секретаря на общината от служители на отдел „Канцелария и протокол".

В повечето случаи загубата на данни е свързана с файлова повреда, вируси, пробив в сигурността или човешка грешка.

При условие, че загубата на данни:

  • е свързана с повреда на данните, отдел „Канцелария и протокол" трябва да отстрани проблема и да определи дали проблемът е свързан с хардуер или софтуер, за да се предотврати ново повреждане на данните;
  • е свързана с вирус, отдел „Канцелария и протокол" трябва да определи степента на вируса и да го премахне, за да предотврати по­нататъшна загуба на данни;
  • е свързана с пробив в сигурността или с компрометирана система, отдел „Канцелария и протокол" трябва да определи обхвата

 

на компрометиращите действия и бързо да установи уязвимостта, за да предотврати по-нататъшна загуба на данни;

  • е свързана с човешка грешка, отдел отдел „Канцелария и протокол" трябва незабавно да информират и обучат подходящия персонал, за да се избегне по-нататъшна загуба на данни.

След като проблемът бъде определен и загубата на данни е сведена до минимум, служител на отдел „Канцелария и протокол" трябва да продължи да възстановява данните от резервните носители.

  • Процедури по възстановяване на данни

След като загубата на данни бъде открита, оценена и сведена до минимум, отдел „Канцелария и протокол" ще продължи да възстановява данните от резервното устройство с архива, както и:

  • ще определи времето и датата на изгубените данни:
  • ще определи подходящия резервен носител за възстановяване на данните;

Служител на отдел „Канцелария и протокол" ще свърже резервния носител на данни към възстановяваната система по мрежата, чрез USB или по друг начин в зависимост от типа носител на резервни данни, както и:

  • ще стартира програма или поредица от команди за започване на възстановителния процес;
  • ще наблюдава възстановяването на данните.

След възстановяване, служител на отдел „Канцелария и протокол" съвместно със служителите, използващи конкретната система с изгубени данни, оценяват целостта на възстановените данни.

След одобрение от служителите, използващи конкретната система, възстановяването се счита за завършено.

Във всеки етап по възстановяване на данни при нужда могат да се търсят за съдействие и услуги външни експерти и фирми, с подходящи специализирани предмети на дейност.

  • Процедури за възстановяване след бедствие

При условие, че се установи бедствие, отдел „Канцелария и протокол" ще определи степента на проблема и ще продължи по съответния начин:

  • при условие, че катастрофата е свързана с хардуера, отдел „Канцелария и протокол" ще замени неуспешния хардуер и възстановяването ще продължи според стъпките, описани по-горе;
  • при условие, че има природно бедствие, като например наводнение, пожар, земетресение или друго, хардуерът ще бъде заменен и сървърът ще бъде възстановен, като се използват външните резервни копия според стъпките, описани по-горе.

При възстановяване на данните служител на отдел „Канцелария и протокол" ще извършва следните действия, както следва:

  • ще провери данните за целостта и валидността им;
  • ще се свърже с крайните потребители на данните, за да финализира възстановяването.

При одобрение от крайния потребител възстановяването се счита за завършено.

  • Заключение

Спазването на процедурите за архивирането и поддържането на данните на сървърите е от решаващо значение за работата на служителите в Община Момчилград и своевременното предоставяне на качествени обществени услуги, които да спомогнат да се повиши качеството на живот и да се удовлетворят потребностите на живеещите на територията на общината.

  • Общ преглед

Методите за архивиране и възстановяване са от съществено значение за опазване и защитата на данните. Всяка загуба на данни поради повреждане, вируси или човешка грешка е загуба на време и ресурси. Освен това, загубата на данни може сериозно да повлияе върху качеството и времето за извършване на услугите от които се нуждаят както гражданите и бизнеса от една страна, така също и други държавни и административни структури от друга страна. Ефективният план за архивиране и поддържането на данните на сървърите е от решаващо значение за работата на Община Момчилград.

  • Цел

Процедурите за архивиране и възстановяване на данни в община Момчилград очертават минималните изисквания за създаване и запазване на резервни копия. Целта на тези процедури е да осигурят успешна възможност за архивиране и възстановяване на критични данни. Тези процедури са в сила, за да подпомогнат и ръководят служителите в Община Момчилград, отговарящи за поддръжката и експлоатацията на софтуера и хардуера.

  • Обхват

Тези процедури се отнасят за служителите в отдел „Канцелария и протокол", отговарящ за поддръжката и експлоатацията на софтуера и хардуера. Процедурите за архивиране и възстановяване

 

включват, но не се ограничават до архивиране и възстановяване на файлови и печатни сървъри, пощенски сървъри, сървъри на бази данни, уеб сървъри. Този процедури не включват архивиране и възстановяване на клиентски работни станции, лаптопи, таблетни компютри или PDA устройства. Данните, намиращи се на твърдите дискове на отделни работни станции, са отговорност на служителите, работещи на тях.

  • Информация, подлежаща на архивиране

Информацията, която подлежи на архивиране е определена според значението което има за изпълнение на целите, отговорностите и задълженията на Община Момчилград.

Задължително се архивират:

базите данни на деловодната система „АКСТЪР", подпомагаща управлението на административната дейност и обхващаща целия процес на обслужване на гражданите и всички специфични административни процеси;

  • базите данни на софтуера за обработка на местни данъци и такси „МАТЕУС”;
  • базите данни на счетоводна система „КОНТО", предоставяща специфични за общинските администрации възможности.
  • базите данни на софтуера ЛБД „НАСЕЛЕНИЕ";
  • базите данни на официалната интернет страница на община Момчилград - momchilgrad.bg.

з

 

Освен посочените бази данни се създават архиви на конфигурационните файлове при актуализиране на фърмуеъра на рутери, телефонни централи, WiFi устройства за пренос на данни и Др.

  • Процедури по архивиране

Сървърните архиви ще се изпълняват всяка работна нощ, с изключение на празниците. Изключение от това правило е архивът на „ АКСТЪР", който ще се извършва в сряда и петък.

Архивите, извършени в петък, ще се съхраняват един месец преди изтриването им. Изключение от това правило е архивът на „АКСТЪР" поради прогресивно растящия размер на базите данни.

Последното резервно копие на всеки месец ще се счита за месечен резерв и се запазва за шест месеца преди изтриването му.

Месечните резервни архиви ще се съхраняват на външен USB твърд диск.

Архивите ще бъдат автоматизирани с изключение на месечните архиви, които ще се извършват и наблюдават от служител на отдел „Канцелария и протокол"

Архивирането на базата данни на ЛБД „Население" се извършва от длъжностните лица по гражданска регистрация в отдел „Канцелария и протокол" по специален ред, в съответствие със Закона за гражданската регистрация и Наредба № РД-02-20-9 от 21 май 2012 г. за функциониране на единната система за гражданска регистрация. Всеки последен работен ден от седмицата последният архив се копира

 

на външен USB носител, като същият в края на работния ден се заключва в металната каса с регистрите по гражданска регистрация.

При установяване на грешки при архивиране незабавно ще бъдат предприети действия за отстраняване на проблема.

Архивиране винаги ще се извършва преди надстройване или промяна на сървър.

  • Процедури при загуба на данни.

При условие, че се установи загуба на данни, оценката и резултатите от анализа на загубите незабавно се докладват на кмета и секретаря на общината от служители на отдел „Канцелария и протокол".

В повечето случаи загубата на данни е свързана с файлова повреда, вируси, пробив в сигурността или човешка грешка.

При условие, че загубата на данни:

  • е свързана с повреда на данните, отдел „Канцелария и протокол" трябва да отстрани проблема и да определи дали проблемът е свързан с хардуер или софтуер, за да се предотврати ново повреждане на данните;
  • е свързана с вирус, отдел „Канцелария и протокол" трябва да определи степента на вируса и да го премахне, за да предотврати по­нататъшна загуба на данни;
  • е свързана с пробив в сигурността или с компрометирана система, отдел „Канцелария и протокол" трябва да определи обхвата на компрометиращите действия и бързо да установи уязвимостта, за да предотврати по-нататъшна загуба на данни;
  • е свързана с човешка грешка, отдел отдел „Канцелария и протокол" трябва незабавно да информират и обучат подходящия персонал, за да се избегне по-нататъшна загуба на данни.

След като проблемът бъде определен и загубата на данни е сведена до минимум, служител на отдел „Канцелария и протокол" трябва да продължи да възстановява данните от резервните носители.

  • Процедури по възстановяване на данни

След като загубата на данни бъде открита, оценена и сведена до минимум, отдел „Канцелария и протокол" ще продължи да възстановява данните от резервното устройство с архива, както и:

  • ще определи времето и датата на изгубените данни:
  • ще определи подходящия резервен носител за възстановяване на данните;

Служител на отдел „Канцелария и протокол" ще свърже резервния носител на данни към възстановяваната система по мрежата, чрез USB или по друг начин в зависимост от типа носител на резервни данни, както и:

  • ще стартира програма или поредица от команди за започване на възстановителния процес;
  • ще наблюдава възстановяването на данните.

След възстановяване, служител на отдел „Канцелария и протокол" съвместно със служителите, използващи конкретната система с изгубени данни, оценяват целостта на възстановените данни.

След одобрение от служителите, използващи конкретната система, възстановяването се счита за завършено.

Във всеки етап по възстановяване на данни при нужда могат да се търсят за съдействие и услуги външни експерти и фирми, с подходящи специализирани предмети на дейност.

  • Процедури за възстановяване след бедствие

При условие, че се установи бедствие, отдел „Канцелария и протокол" ще определи степента на проблема и ще продължи по съответния начин:

  • при условие, че катастрофата е свързана с хардуера, отдел „Канцелария и протокол" ще замени неуспешния хардуер и възстановяването ще продължи според стъпките, описани по-горе;
  • при условие, че има природно бедствие, като например наводнение, пожар, земетресение или друго, хардуерът ще бъде заменен и сървърът ще бъде възстановен, като се използват външните резервни копия според стъпките, описани по-горе.

При възстановяване на данните служител на отдел „Канцелария и протокол" ще извършва следните действия, както следва:

  • ще провери данните за целостта и валидността им;
  • ще се свърже с крайните потребители на данните, за да финализира възстановяването.

При одобрение от крайния потребител възстановяването се счита за завършено.

  • Заключение

Спазването на процедурите за архивирането и поддържането на данните на сървърите е от решаващо значение за работата на служителите в Община Момчилград и своевременното предоставяне на качествени обществени услуги, които да спомогнат да се повиши качеството на живот и да се удовлетворят потребностите на живеещите на територията на общината.

Дата на утвърждаване: 07.09.2018 г.

pdfЗаповед за изпълнение на Процедурите за архивиране и възстановяване на данни в Община Момчилград

Печат Е-мейл

Побратимени общини

Община ИзмитГоляма Община БурсаОбщина Байрамич

Община БорноваОбщина Язмос